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他者に仕事を依頼する際、特に注意するべきメールの書き方とは?

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2014.09.27

他人に仕事を頼むということ

他人に仕事を頼むということはすなわち、貴重な時間を自分のために使ってもらうということです。言葉にすると何でもないことのようですが、これを理解せずに軽々しく仕事の依頼をもくろんでいる人が多いように思います。口に出さなくても、いいかげんな依頼の態度というものは依頼先に伝わるものです。

誰かに仕事を頼む際には、たとえそれが自社の後輩に対してであっても、切実に相手の力を求めている態度というものを示さなければなりません。

代わりはいくらでもいる

はっきり言ってしまえば、相手にとって「必ずあなたの依頼を引き受けなければならない理由」がなければいけないわけです。他にもっと良い条件の依頼をくれるという人もいるでしょう。仕事を頼むという時点で、自分は少なからず下手に出ているはず。相手もそのことが分かっているから、よほど仕事に飢えていない限り、自分から売り込むように積極的に依頼を引き受けてくれるということはないでしょう。

代わりはいくらでもいるという言葉は、一見すると依頼をする側が依頼を受ける者に対して使う言葉のように思われますが、実際のところそうとは限りません。依頼を受ける側が、依頼をする人間を選ぶということもあるのです。極端な事を言うなら、売れっ子タレントの心境がまさにそうですよね。

この仕事なら引き受けても良い、と思わせるコツとは?

相手のことをよく理解していることを知ってもらう
あなたじゃないとダメだというメッセージを強く送る。

以前に、とある著名なインタビュアーがこんなことを言っていました。自身も十分著名なのですが、あくまで自分を低く見積もった上で、
「誰かに取材を申し込む際には、とにかく相手の著した書籍や作品などに一通り目を通す。時間の都合などで全てを精査することはできなくても、とにかく世に出ているものをチェックする。そうでなければ、取材を受けてくれる相手を知っているとは言えず、失礼にあたるから」

人間誰しもがそうですが、自分のことをよく分かってくれる他人から受ける依頼は、断りにくいものですし、この人の話はとりあえず聞いてみようという気分になるものです。考えるまでもなく、自分のことをよく知らない相手に対して自分のことを話すとか、あるいは自分なりの仕事を提供するのって不可能じゃないですか。とりあえずいい加減な気持ちで(よく分からないまま)仕事の依頼を受けて、「僕が望んでいた仕事はこんなものじゃない」と言われれば目も当てられませんから。

だからこそ、あなたのことをよく理解したうえで仕事を依頼している、あなたでなければ私の仕事は引き受けられないからこそ頼んでいる、あなたの力を切実に求めている、というメッセージを相手に伝える必要があります。

仕事を依頼する際、メールや書面に必ず書くべき項目は?

初対面の相手に対する依頼は、特に難しいものです。自分があらかじめ相手の情報を調べているとしても、相手の方は自分のことを知らないことが普通ですから。まずはメールの冒頭部分で初対面を意識した挨拶を一文添えた後で、自分が何者であるか(どういう会社に所属しているどういう立場の人間か)ということを説明すべき。

さらに言うなら、初対面の相手に対する依頼はメールではなく電話で行うべきだという人も多いです。電話を掛けた際、依頼を持ちかけたい本人ではなく代理人に通じることは十分に考えられますが、そこで依頼の全容を話すのではなく、どういった依頼の方法(連絡の取り方)が相手にとって好都合かということを聞いておくのです。それで相手がメールでのやり取りを望んでいるなら、後で説明するようなテンプレートに従ってメールを作成すればいいし、折り返し電話をくださいと言われれば、相手に指定された日時に電話すればいいのです。

さて、相手からメールでの連絡を所望された場合に意識すべきテンプレートですが、自分の立場について簡単に説明した後は、自社がどういう事業展開を行っているのか、誇張を交えず淡々と事実のみを説明します。そのうえで、どうして相手に仕事の依頼を持ちかけたかを説明するのです。例えば相手が文筆家なら、相手の著作を読んで感銘を受けたなど、相手が納得できる理由を示しましょう。

さらに、仕事の世界ですから具体的な項目についても整理しなければなりません。原稿を依頼する場合などは、もちろん執筆の期日や文字数、テーマなどを話しておく必要がありますし、その文章がどのような媒体に掲載されるのかも押さえておきたいところ。執筆のテーマを厳しく限定されることを嫌う人は多いですが、細かいことは相談に応じるという形を取れば問題はありません。さらに、相手にとって一番気になるのはやはりお金の問題です。原稿を依頼する段階では相手に予算を提示できないという場合も多いですが、お金の問題についてはできる限り早く解決させておくべきなので、大まかであっても予算は提示しておきましょう。予算が低くなる場合はその理由もきちんと添えれば、相手を納得させやすくなります。

最後にまとめておきましょう。
他社に仕事を依頼する際、メールの文面に盛り込むべき項目は、

・自己紹介、自社の紹介。
・どうして相手に仕事を依頼したのか。
・どういう仕事を依頼したいか。できる限り詳細に。
・用意できる予算

だいたいこんなところです。

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