> 仕事 > 説明上手は営業上手! 分かりやすい言葉を選ぶコツ

説明上手は営業上手! 分かりやすい言葉を選ぶコツ

このエントリーをはてなブックマークに追加
2014.03.04

営業の仕事をしていると、クライアントや取引先のビジネスマンがきちんとした知識を持っていない、という場面もありますよね。

ソフトウェアやシステムの開発関係なら「良く分からないけどこれじゃ出来ないの」なんて言ってくるクライアントと「そんな漠然とした仕様書じゃ作れないよ」と言う自社の開発スタッフとの板挟みになってしまうこともしばしばです。

頭の痛い状況ですが、詳しくない相手にどうやって説明したら良いのか、理解してくれるのか普段からきちんと工夫していますか?

その業界で長い間働いていると、気がつけば一般人には分からない専門用語だけで話すようになってしまっている場合があります。営業でもプレゼンでも、分かりやすい言葉を操るビジネスマンになりましょう!

どうして難しい言葉を使ってしまうのか

意識せずに難しい言葉を使ってしまっている人というのは結構います。そういった用語や知識を持たない人からするとどうして分かりやすい言葉で話さないんだろう、と思ってしまうものです。

実は、人間が難しい言葉を使ってしまう理由は二つあるのです。一つは、専門用語や難しい言葉を使っていると、そのことについて詳しい人だと周囲の人から思って貰えることです。

そんなことはない!と言いたくなる気持ちもあるかと思いますが、これは本当です。人間には自己顕示欲というものがあり、知識を見せるというのは非常にこうした自己顕示、自己肯定の部分を満たしてくれるものなのです。

もう一つは、難しい言葉や専門用語というものは、その中に複雑な意味合いを含んでいるので説明が楽だ、というものです。詳しい人同士であれば、そういった用語を使うことで詳しくない人向けの説明や補足を端折ることが出来ます。

例えば「この商品のマーケティングの4Pについてどうお考えですか」というのを言いかえると、「この商品を売って利益を出すために必要な販売戦略として、価格や流通、製品の内容やどういう風に宣伝するのかをどうお考えですか」となったりします。

字数にしてなんと倍以上、日本語は語彙が豊富ですので、出来るだけ分かりやすくしようとし過ぎるとかえってテンポが落ちて説明しづらくなります。いわば、専門用語というのは略称のようなものなのです。

分かりやすい言葉は難しい

余り詳しくない人や何だかよくわからないけれど仕事を頼んでみる、といった人相手に最初から難しい言葉を使うのは賢明ではありません。難しい言葉を使って適宜説明しなおすよりも、相手の知識に合わせて分かりやすく説明した方が理解が速いからです。

意外に思われる方もいるかもしれませんが、実は難しい言葉を使わず、出来るだけ分かりやすい言葉で説明するというのは非常に知識や語彙、言葉のセンスが必要なことなのです。

試しに自分の知っている専門用語を、大人向け、小学生向け、幼児でも分かる程度、とレベル分けして説明してみましょう。恐らく殆どの方は大人に説明する方が簡単であり、子供に説明するのは難しくなる筈です。

それも当然で、分かりやすく説明するためには前提としてその内容を深く理解している必要があります。難しい言葉で説明する時は、相手に知識があれば自分が詳しくなくても勝手に相手が言葉の意味を補完してくれますが、相手が詳しくない時はそうはいかないのです。

相手の知識レベルに合わせて文章を組み立てるという作業が必要になりますので、難しいことを分かりやすく説明出来るようになると、よりその言葉や仕事への理解が深まるというメリットがあります。

分かりやすい言葉を使うためのチェックポイント

出来るだけ分かりやすい言葉を選んで説明するために、話す時は以下のチェックポイントを頭に思い浮かべるようにしましょう。

出来るだけ横文字は使わない

どうしてもの場合を除いて、出来れば流行りの言葉や横文字で説明するのは避けましょう。使用する場合は適宜その意味合いについての補足が必要です。

一文は短く、簡潔に

どんなに分かりやすい説明でも、一文が長いと説明の中身が上手く頭に入っていきません。重要なところだけを短い言葉で説明しましょう。

説明の最初と最後をリンクさせる

最初に何について説明するのかを示した上で、結論として最後に同じ説明を行ないましょう。最初と最後で言っていることが同じようにすると、途中で話が脱線することを防ぐことが出来ます。

説明して理解してくれた専門用語は使おう

幼児でも理解出来る言葉で説明するだけが分かりやすさではありません。最初は分かりやすい言葉で説明し、相手が理解してくれた用語については積極的に説明の中で使うようにしましょう。

相手としても理解したての言葉を使う方が楽ですし、こちらも必要に応じて用語を使った方がより短い言葉で説明することが出来ます。

分かりやすい言葉を選ぶコツは、少しずつ相手の知識レベルを上げていくという意識を持って説明を心がけることなのです。

スポンサードリンク
スポンサードリンク
このエントリーをはてなブックマークに追加