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先送りしたことを処理するために使える5つの改善テクニック

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2013.06.05

先送りしたことは、なかなか手がつけられない!

面倒なことや、すぐに処理する必要のないことなど「先送り」してしまったことは、なかなか手をつけることができません。誰でも、そんな経験があるのではないでしょうか?「先送りにしたこと」は無意識のうちにネガティブな印象をもってしまって、なかなか作業できないことがあります。先送りしたことをさらに先送りしてしまっていては、いつまでもできません。

1.先送りしていることを全て把握する

まずは、先送りしてしまっていることを全て把握するところから始めましょう。どれだけの数の仕事や作業を先送りしているのか理解しておかないと対策することはできません。手帳やスケジュール帳、ToDoリストを見返して、先送りしていたことを全て洗い出します。数が多すぎると、ネガティブな気持ちになってしまうでしょうが、ここで諦めたり面倒に思う必要は全くありません。

先送りにしていることを把握しておかないと、今後の対策ができません。この作業をするときは、機械的にこなしていくことがポイントです。先送りしていることを全て洗い出せたら、次のステップに進みます。

2.いまやるべきことが何かを知る

先送りしたことを全て把握することができたら、先送りした仕事や作業に優先順位をつけていきます。今すべきことは何か?を理解しておかないと、先送りしたことは日々の業務に埋もれてしまいます。日々の業務と並行して、先送りしたことを片付けたいのなら、優先順位をつけてリストにしていくのが効果的です。

リストも優先順位が高い仕事や作業を一番上に持って行きます。そうしておけば、リストの一番上から順番に処理していけばいいので、その時その時で「今何をすればいいのか」を一瞬で知ることができます。

3.締め切りから逆算して計画する

先送りしたことに優先順位がついたら、今度は締め切り日から逆算して計画を立てます。おそらく、優先順位が高いものは締め切り日が近い、もしくは処理に時間がかかってしまうものなのではないでしょうか。

また、リストを作っただけでは先送りしたことはなかなか消化することが出来ません。計画を立てる必要があります。リストを見ながら、スケジュール帳に先送りしたことを処理する日を書いて計画を立てるようにしましょう。

4.5分だけやる

先送りしたことは、なかなか手がつけられないと思います。「やらないといけない」と分かっていることなのに、どうしてもできないという場合は、「5分だけやろう」と5分でできることだけをやるようにします。資料を整理したり、必要な情報をウェブで検索するなど、5分で終わることをまずします。一度、始めてしまうと案外他の事まで手を回すことができたりします。

仮に5分しかできなかったとしても、また別のことを5分だけやりましょう。これを繰り返していったら、先送りしたことも処理することができます。どうしても、なかなか手がつけられない仕事や作業は「5分だけやろう!」と割り切ってしまえば、処理することができます。

5.他の人の助けを借りる

優先順位をつけてリストにしたり、計画を立てたとしても、どうしても実行できないという機会はかならず訪れます。なので、そういう時は人の助けを借りましょう。普段のルーティンワークや業務などは、同僚や後輩に手伝ってもらうように頼みましょう。

ただ、毎回毎回人の助けを借りすぎると、あなたに「仕事ができないヤツ」というレッテルが貼られる恐れがあるので、あくまでも最終手段として使うようにして下さい。人の力を借りることができれば、先送りにしたことに集中して取り組むことができるので、時には手伝ってもらうというのも頭に入れておくといいでしょう。

先送りしてしまったことを処理するのは難しい

先送りにしてしまった仕事や作業は、どうしても処理するのが難しくなってしまいます。なので、今回紹介した5つのテクニックを参考にして先送りしてしまったことをうまく処理して下さい。

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