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効率重視!作業が劇的にしやすくなるデスク周りのレイアウト考

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2012.10.17

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すぐに机の上がものでいっぱいになる、いざ作業をしようと思ってもぐちゃぐちゃの机で萎えるなど、机上の整理整頓はだれもが一度は直面したことのある問題ではないだろうか。

今回はデスクレイアウトを少し工夫するだけで劇的に作業環境が改善される方法について考えてみたい。

1 何で散らかるんだろう?

そもそもどうして机の上というのはすぐに散らかってしまうんだろう?SFのサイキッカーよろしく、なにをするにも自分の手と頭だけでこなせてしまうなら苦労はない。だが実際は道具を使うし、何かを参照するし、忘れないように記録もしなければならない。

あれもこれもと活動しているうちに机上は散らかってくる。気がついたら散らかっている。よほど気をつけていなければ散らかる。そういうものなのである。

2 理想的な状況とは?

理想的なのは見た目にきれいで整然としており、何かしようと思ったときに意欲がわくようなレイアウトといったところか。しかしレイアウトには個人の求めるニーズが様々である限り正解はないかもしれない。

だからここでは一般的な事務デスクを想定して、しかも現在その状況が混沌として作業に支障のある人が具体的にどうすればよいかを、あくまで「机上」に限って考えてみたい。

3 問題点の発見

まず混雑した机上で困ることをあげてみよう。

  • 物が置けない
  • 物が見つからない
  • 手書きやパソコン入力の作業がしにくい
  • 資料を広げることができない
  • そもそもノートPCが邪魔な気がする
  • とにかくカオス状態に萎える・・・etc

基本的にはスペースの問題が主立った問題ではないかと思う。日常業務を行っていれば紙資料を受け取ることもあるし、書籍を読み込むこともあろうし、資料を編纂したり、配布物を作成したり、ファイリングを行うこともあるだろう。

それによく参照する資料は手元に置いておきたいとも思うだろう。机上スペースを占有する要素はいくつもある。

資料もメモもあらゆる物をスキャニングして電子化しておくという方法論もあるが、実際はその手間と共有化の仕組みを機能的に導入できている例は少ないだろう。ましてや個人レベルのメモやノートなどは言わずもがなである。

まだまだデジタル完結の仕事のしかたは難しいオフィス事情というものがあるのだ。

4 スペース創出に有効なツール

机上台という物をご存じだろうか。なんということはない、コの字型をした背の低い台である。国内外様々なメーカーが色々な素材、形状、色合いで販売しているので手に入りやすい。

実売価格は2千円程度から1万円以上する物もあるが、おおむね3千円前後で実用十分な物が手に入る。

これははつまり、机の上に置いてその上にパソコンのディスプレイ(ノートPC本体)を乗せ、自身の手元のスペースを空けるためのものなのだ。

奥行や幅など、メーカーごとに様々な種類があるので自分の環境に合わせて選択すればよい。もちろん形状が単純なのでDIYも可能である。

使用しないときのキーボード(もしくはノートPC本体)を机上台の下に収納することで、手元をあけることができるので、資料を広げたり筆記作業をしやすい。

たったこれだけのツールが劇的な変化をもたらすだろうか。感じ方に個人差はあると思うが、私はスペースが机上の使いやすさの正否を決すると思っているので、その変化は導入前と後とで大きく違ってくると感じている。

おすすめのレイアウトは机上台にノートPCをのせ、キーボードを外付けにする方法である。またマウスもキーボードもレーザー方式やBluetoothの無線式にするとなお扱いやすくなる。配線からの解放もこの机上台方式の効果を高めるのに重要な要素だ。

これは余談になるが、キーボードの外付けに関して。キーの入力感、タッチ感というのは、思う以上に作業のしやすさに影響している。

たとえば気に入った筆記具で文字を書くのとそうでないのとで気分が違ってくるのと同様で、自分が打ちやすい物をセレクトすると作業効率も違ってくるのではないだろうか。今やキーボードも文具のようにこだわって選ぶ時代だ。

5 机上台のもたらすメリット

(写真)
さて、そのように机上台を設置すると図のようなレイアウトにできる。これは筆者が創作したあくまでイメージ図である。キーボードをずらすだけで、手元で手帳を確認することも、書類に記入する作業などもしやすくなる。

また台の上にディスプレイが乗るので、視角があがり、姿勢も良くなる(あくまで主観)。さらにこの台がデスク上を区分けする効果をもたらし、物の散逸を防ぐ作用が生まれるようにも感じる。

デスクサイズに余裕があればファイルボックスや高さの異なる台、ブックエンドなどを組み合わせて機能的収納を可能とすることもできるだろう。

どのように運用するかはみなさん次第である。要は机上整理に一工夫するきっかけになればそれでいい。机上台の活用はそういう可能性の示唆である。

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