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上手に説明したい!理解してもらうためのコツとは

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2014.04.16

アイディアには自信があるけど、それを会議でプレゼンするとなると途端にダメ。同業の人に説明するのはまぁまぁできるけれど、異業種の人に説明するとなると徐々に相手の顔がつまらなそうに曇っていく……。そんな経験がある方も多いのでは?

社会人としてうまくやっていく上で、物事を上手に説明するのは大切な能力の一つ。せっかくの良いアイディアだって、相手にうまく伝わらないのではそのまま埋もれてしまうことだってあります。

そこで今回は人に上手に説明するコツについてご紹介します。

1 詳細な説明にとらわれない

知識は十分にあるはずだし、相手にも漏れなくしっかり伝えているのにどうも理解してもらえない。そんなこと、ありますよね。

知識があればあるほど、細部に渡って正確に説明しなければ落ち着かないものです。それでついつい説明も詳細になりがちですよね。しかし相手が詳細な説明についていこうとすればするほど、本筋が忘れられがちです。

説明する方は全体図が頭に入っていますから、さっと次の説明に移れますが、聞いている側は本筋だってぼんやりとしか押さえられていないことがほとんどです。そんな状態ではせっかくの詳細なデータも全体の中でどのような意味を持つのかいまいち理解されないおそれがあります。

そのため、詳細な説明はここぞ!という部分に絞ってする方がよいでしょう。また数値などを記した資料には、同頁に全体の流れを簡略化したものを併記するなどの工夫も効果的です。

「木を見て森を見ず」状態にならないよう、常に心がけることが必要ですね。

専門用語を使わない

特定の分野に長く従事するようになると、徐々にその分野の専門用語の方が使いやすくなってきます。同業者間では専門用語に拠った方が誤解なく理解してもらえますから、問題にはなりません。問題となるのは異業種の取引先に説明する場合です。

仕事なのだからと専門用語に頼るのは大変危険です。相手が理解できない可能性があるのはもちろん、分野によっては、全く同じ言語を異なる意味で使用することだって少なくありませんから、思わぬところで誤解が生じかねません。

専門用語に頼らない説明は慣れていない分大変なものです。しかしあなたの知識・理解が十分なものであれば、必ず平易な言葉での説明が可能なはずです。わかりやすい言葉に置き換えができない部分は、もしかしたらあなた自身の理解の穴なのかもしれませんね。

たとえ話は適切なものを

正面からの説明だけではわかりにくい場合、たとえ話を使用するのはとても有効な手段と言えます。しかしいくらわかりやすくなるからと言っても、乱発するのは考え物。必要な場面に絞って、適切な例をあげることが望ましいでしょう。

特に注意するべきなのが、たとえ話が説明すべき対象と少しずれてしまうような場合です。大きく分類すれば同じようなケースと言えるけれども、細かく分ければ全く同じものとは評価できないような例をあげてしまったような場合がこれに当たります。

たとえ話は聞く側にとって理解しやすいものですから、どうしてもたとえ話の例に引きつけて説明対象を理解してしまいがちです。そうしますと、説明する方は取捨したつもりの多少のズレが残ったまま相手に伝わり、後日「説明と違うじゃないか」ということになりかねません。

またたとえ話と説明対象の間にズレがあることを説明する本人が気づいていない場合も多々見受けられます。ある特定の前提の元でしか同じ結果を生じないのに、それを説明する側がすっかり失念していたりすると、気づかないうちにずれのあるたとえ話をすることになります。

たとえ話はわかりやすい説明の大きな一助ではありますが、深く考えずに使用するとかえって正確な理解の妨げになることを十分に認識しておきましょう。

最後のまとめで理解度をあげる

プレゼンの最後、早く質疑応答に移って終わらせることだけで頭がいっぱいになっていたりはしませんか?しかし、ちょっと辛抱してもう一度概略を説明することで、聞く側の理解をぐっと押し上げることができます。

学生時代、授業を一回聞いただけで十分に理解ができていたでしょうか。授業中は理解していたものの、帰宅して問題を解いてみたらちんぷんかんぷん、という記憶は多くの人に共通のものでしょう。

未知の情報であればあるほど聞いているだけになりやすく、聞き手自身の頭の中では十分に整理ができていない状態であることが、この理解不足の原因です。

そこで質疑に移る前に簡単に全体をもう一度流し、聞く側の頭が情報を整理する機会を設ける必要があるのです。時間にして数分のそのまとめが、あなたの説明を聞き手の脳にしっかり届かせ、その後の質疑応答ではきっと驚くほどの手応えを感じられるでしょう。

以上、上手に説明するためのコツを4点にわけてご紹介しました。コツを押さえることであなたの説明力を向上させましょう!

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