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無駄な作業が一気に減らせる!自分のデスクを上手く使うコツ

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2013.08.17

ビジネスマンの悩みの種の一つが、デスクの整理でしょう。毎日沢山の仕事をこなしていくとあっという間に自分のデスクは無駄な書類や仕事道具でいっぱいになり、それと比例するかのように、新たな仕事に対する集中力や効率はどんどんと落ちていきます。

また、年度末や新年度の掃除の際には、一向に片付く気配の無いデスクに参ってしまっている人もたまに見かけます。普段から綺麗に使っていけば、日々の業務の効率を損なう事もありません。そこで今回は、自分のデスクを上手く使う方法について考えてみましょう。

まずは使う際のルールを決めよう

自分でルールを決めておくというのは基本中の基本。書類をしまうにしても、何か道具を使うにしても、一定のルールを決めておけば迷わずにサッと目的の作業をこなす事が出来ます。いつも使うデスク、一体どんなルールで使えばよいのでしょうか。例をいくつかあげてみました。

1)必要最低限のものしかデスクの上には置かない

その時必要なもの以外はとにかくデスクの上から排除するという考え方です。「使うかもしれない」という考えを一切無くし、目の前の作業に必要なもののみをデスクに用意して仕事を行います。

何か別な事をする度に一々新しい道具を用意しなければなりませんが、少なくとも作業中は集中する事が出来ます。また、「片付ける」「用意(準備)する」という流れを自分の身体に身につけさせるという意味でも、良い方法です。

2)一日一個、何かを捨ててみる

デスクが整理整頓出来ないという人に共通してみられるのが、「ものが捨てられない」という特徴です。もう必要無くなった書類や、使うかどうかも分からないファイルなどをずっと取っておいたり、無造作に引き出しの中に置いておくと、それらをきっかけにどんどんと必要無いものが増えていってしまうようです。

そういった場合は、一日一個でいいので、デスクの中にあるものを捨てていってみましょう。気が付くと、「必要の無いものがデスクに残っていると気持ち悪い/落ち着かない」といった気持ちの変化や、「これは必要」「これはもう必要無い」という事が瞬時に判断出来る能力が身に付いたりします。

3)綺麗に片付いたデスクの写真を撮っておく

これもちょっとしたテクニック。折角苦労して掃除した後や整理整頓が出来るようになったならば、自分のスマホやデジカメなどで、デスクの上や引き出しの中の写真を撮っておくとよいでしょう。

“綺麗だった状態”を記録しておくと、つい気が緩んでしまって乱雑になってきたデスクを再整理する時に非常に役に立ちます。また、「どこに何があったか」という記録にもなりますし、慣れてくると、引き出しの中を空けずにデスク全体を把握しておく事も可能になります。

新しい仕事で用意したツールをどこに仕舞おうか、どんな風に使おうかと考える時も写真を見ながら行う事が出来るので便利。手軽に出来るのでオススメです。

他にも、ファイリングのテクニックや、鞄を上手く使った整理法、オフィスに設置されているスキャナを使った電子化テクニックなど、様々な方法で上手に使っている人もいるようです。デスクが片付かなくて落ち着かない、しょっちゅう大切な書類を無くしてしまうという人は是非参考にしてみて下さいね!

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