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ズバリ言おう!これはムダな会議です!あなたの会社の会議をチェック

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2013.11.28

みなさんは週に何回ぐらい会議と呼ばれる集まりに参加しているでしょうか?1回ですか?3回はある?それとも毎日必ず何かしらあるなんて方もいらっしゃるでしょうか?

そんなに頻繁に開催される会議ですが、本当に必要な会議ってごく一部だけという気はしませんか?全社員が定例で集まって会議を開くこと、そして議事録を書くことが仕事になっている会社は本当に多いように思えます。

無駄な会議は業務改善のターゲット

無駄な会議の存在は無駄に社員の業務時間を搾取しており、「今日は会議があったから予定がこなせなくて・・・」と、サービス残業を誘発する要因にもなっています。不必要な会議の選別は簡単にできる業務改善でもあるのです。

ここでは、無駄な会議になっていることが想像される代表的な5つの状況をご紹介します。みなさんが普段参加する会議も、これらに当てはまっていないか考えてみましょう。

1.参加者に議題が把握されていない

会議はある議題について参加者が議論をし、組織として1つの結論を付けるために行います。そのはずなのに、参加者が「何について決めるべきなのか」を把握しないまま会議が開始されることが多々あります。

もちろん他の業務が忙しかった一人や二人がそうならまだわかるのですが、多くの参加者が議題について特に把握もせず自分の意見をまとめずという状況なら、実のある会議にはなりえません。

2.全員参加

そもそもその会議の参加者に、不必要な人員が混ざっていないでしょうか?同僚の仕事の状況を知るために会議は全員参加で行うという意味もあるでしょうが、会議後に議事録をメール・回覧したり、朝礼などで要点だけ報告するなど時間を浪費しないやり方はいくらでもあります。

決済するだけの上長が参加している状況も好ましくありません。それも会議後に報告するだけで事足りるはずだからです。上長が参加するからには、一社員としての意見を出す必要があります。「君たちが決めたならそれでいいよ」というのでは参加しない方がマシです。

3.定例会議

決め事は不定期に発生します。それなのに会議が定例なのは意味があることなのでしょうか?その時々で会議を行わないと、その決め事は話が進まないことになってしまいます。実際に緊急を要する事象があった場合には、緊急会議が入るわけですよね。

定例会議は「参加者がその時間に他の予定をいれないようにする」ということを理由としています。(2)で挙げたように 全員参加という前提がなければ、存在理由はほぼなくなります。

4.議論ではなく報告会

それこそ定例会議にありがちですが、特に決めるべき議題が無いためにただの業務報告会になっている会議があります。まとまった時間があり、しかも全員参加しているので周知がしやすいわけです。

しかしそれもまた日々の朝礼での周知や報告書類のメール・回覧で事足りるものではないでしょうか。集まって話す必要があれば、それこそ「業務報告会」と銘打ち、参加者は適切なモチベーションを持って参加すべきでしょう。

5.結局何も決定がされない

議論が白熱して会議らしい会議になることも中にはあるでしょう。しかし、あまりに白熱し過ぎて予定時間内に結論が出ない場合があります。進行者の力量にもよりますが、これでは会議を開催した意味がありません。みんなの意見を統一するのが会議なはずです。

また、会議で決まった意見が責任者の一声でポンっと覆るようなことがあれば、それもまた会議の意味がありません。そうなることが予想されるのであれば、事前にその責任者には議論の方向性を確認しておくべきでしょう。会議ではその方向性を鑑みた上で議論を行うようにします。

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