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仕事の反省を次に活かしたければ、ノートに○○を書き込むべし!

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2014.09.19

一番反省すべきは、時間の使い方

できるビジネスパーソンにとって、ノートは必須アイテムです。個人的には紙媒体のものがオススメですが、うまく管理できるのであれば電子の物でもかまいません。ノートと言えば、例えば仕事に必要な情報やアイディアをまとめておくのが通例ですが、私はさらにもう一つ、時間の使い方を反省する際にも使えるのではないか、と思うのです。

ところで、業務日誌というものを書いたことはありますか?もしも書いたことがない人は、上司に申し出てでも、一度は自分で書いてみてください。あれを最初から最後まで自分で書くと、私たちが日々の仕事の中でどれだけ多くの「ムダ時間」を過ごしているかというのが分かります。

仕事のやり方を改善する、例えばハードワークと単純作業の順番を入れ替え、頭を使う仕事を午前中の内に済ませたり、移動中でもできる仕事を見直したり。そういう些細なことで、ムダ時間は減っていきます。時間というものは目に見えないものなので、最低でも一度は業務日誌のようなものに書き出してみて、自分で確認する作業が重要なのです。

一度でも業務日誌を書いてみた経験があれば、今度は自分の手帳などに「やることリスト」を書き込む際にも、「いかにしてムダ時間を削減するか」という観点が身に付きます。一番効果的なのは、仕事が「うまくいかなかった」経験をつぶさに書き込むことですね。うまくいったことで自信を付けることも重要なのですが、仕事がはかどらなかった経験をしっかりと記録し、どうすればもっと効率的に仕事がこなせるのかということを考えるのはさらに重要です。

やることリストを作る際、各仕事にかかる所要時間を設定している人も多いと思いますが、時間通りに仕事がはかどらないこともありますよね。そういうときは、足りなかった時間をしっかり記録して、どうすれば時間が足りるのか、ムダ時間の撲滅について考えるのです。どうしても撲滅できないようなら、それはもはやムダ時間ではないと考え、仕事にかかる時間の設定を見直すこともアリでしょう。

誰と一緒に仕事をするか

誰かと共同で仕事に取り組む際、当然のことながら「誰と一緒に仕事をするか」という問題は非常に重要です。人には得意と不得意の問題があります。自分の苦手な作業を手伝ってくれる相手や、自分と同じような得意分野で協力してくれる相手と組んで作業の効率化を考えるというのが正道でしょう。少し邪道な考え方かもしれませんが、例えば憧れの上司と一緒に仕事のチームを組ませてもらい、「良いところをアピールする」というのもアリです。

私の同僚に、同じ職場で仕事をしたことのある人たちの情報を密かにノートにまとめている人がいます。その人の特徴、性格、得意分野と苦手分野などを把握するためですね。こう言う情報をまとめておくと、複数回にわたって共同作業をする際など、良い目安になるようです。Aさんは文章力があるから、企画会議の書面を作成してもらおうとか、そういう感じですね。適材適所をモットーに仕事を割り当てる。そのために必要な「人間観察ノート」だと言えば、ちょっと聞こえは悪いでしょうか。

やり方を変えるべきか、それとも仕事そのものを変えるべきか

自分の失敗をノートにまとめておくのは重要だ。そんな話を以前にもしたかもしれませんね。
ノートにまとめるべき情報は、
・仕事のアイディアや、進捗に際して必要な情報
・仕事仲間の観察記録
・仕事の時間管理
・仕事で犯した失敗の記録

などですが、特に最後の失敗記録は、重要な割に記録していないビジネスパーソンが多いので、ここらで注意を促しておきましょう。

仕事で失敗をやらかす原因は、不注意や準備不足、その他環境要因(様々な条件が仕事の成功に関して整っていない)などの他、単純に個人が持っている能力の問題もあるのです。要するに、その仕事に向いているか向いていないかということですよね。改善できるものであれば、仕事のやり方を変えるのが前向きな考え方です。実際に仕事で成功を収めている他人からアドバイスを求め、そのやり方を自分も真似てみるなど。

しかしながら、努力だけではどうしても越えられない壁が世の中にはあります。そう言う時は、その仕事だけにこだわるのではなく、仕事そのものを変えてみるというのも良い方法です。仕事を変えてみるというのはつまり、目指すべき目標を変えてみるというふうに言い換えることもできるでしょう。

ノートにさまざまな情報をまとめておくと、いざという時に必ず重宝しますよ。

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