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焦っても事態は進展しない!問題が起きた時の効率のよい対処法とは

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2014.02.12

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仕事をしていると、全てが順調にミス一つなく進んでいくということはまずありません。人間は完璧な生き物ではありませんので、どうしてもふとした瞬間にミスをしてしまうものなのです。

発注ミス、連絡ミス、不慮の事故によるなにがしなどなど、とにかくビジネスではいつどんな問題が発生するか分かりません。だからこそ、何か問題が起こった時はそのビジネスマンの真価が試されることになるわけです。

緊急事態、マニュアルにない事態に対して冷静に、そして適切に対処することが出来れば、周囲の人からの評価も上がります。逆に、普段どれだけ仕事が出来ていても、そうした時に頼りになる対応が出来ないと「あいつはいざという時には役に立たない」と評価されてしまうのです。

そんな不慮の事故、焦ってしまうような問題であっても、事前にそういった時のための対処法を知っておくだけで動くことが出来るようになりますので、今回は緊急の問題を解決するときのための対処手順をお伝えいたします。

問題が発生した時は、焦っても良い

まず何よりも先に知っておいて欲しいのは、緊急事態、問題が発生した時に焦らないようにするのは難しい、ということです。

人間は不完全な生き物ですので、どうしても咄嗟の時の感情を完全にコントロールすることは出来ません。だからこそ「焦ってはいけない!」と身構える必要はないのです。

むしろ、焦ってしまうのは逆に良いことです。焦るということは事態の深刻さ、緊急性が理解出来ているということでもあるからです。確かに表面上少しも焦って見えない人は頼りになりますが、そういう人だって内心焦ってはいるのです。ただ顔に出ていないだけで。

焦ってはいけない、落ち着かないと!と思うよりも、「焦っても良いんだ」と自分に言い聞かせましょう。こういうものは緊張と一緒で、焦ってはいけないと思えば思うほど焦ってしまうのが常です。敢えて焦っても良いと思うことで、焦る感情もある程度自然と収まってくれます。

しかしたった一つだけ注意していただきたいのが、焦っても良いが焦って行動してはいけないということです。焦るのは仕方のないことです。焦らないように気を付けておくくらいしか対処法はありません。しかし、焦ったままの状態で行動を起こすのは絶対に避けましょう。

緊急時の問題解決に必要なのは、何もおいてもまず現状確認です。何があったのか、何が問題で何が原因なのか、どうすれば良いのかをはっきりさせないことには対処のしようがありません。訳も分からないまま行動に移すと、事態を引っ掻き回すことになってしまいかねません。ですので、思い切り焦っても構いませんので動き出すことだけはぐっと我慢しましょう。

まずは現状把握に努めよう

問題が起こった場合、最初に行なうべき行動は何が怒っているのかをきちんと把握することです。良く事態も飲み込めていないにも関わらず「とりあえず現場へ!」「相手先に謝罪をしてきます!」というのは逆効果です。

ろくに事態の把握も出来ていない社員が対応に出て行っても、出来ることはありません。すぐに動き出したい気持ちも分かりますが、焦るのではなく事態の把握が最重要項目なのです。

起こった問題を分析し、把握することで自然と具体的な対応が見えてきます。具体的な対応がきちんとわかっていれば、周囲の人に指示を飛ばすことも、計画を立てて出来るだけ迅速に自分が対処に当たることも可能なのです。

何より、関係者に対してきちんと対処法があることを説明出来るというのが大きな意味を持ちます。緊急事態にも関わらず正確に何が起こっているか、何が原因で事態の対応はどうすれば良いのかを分かっているということは、それだけで周囲の人に安心感を与えるからです。

実際に動く前に、出来るだけの情報収集を

問題の全容をある程度把握し、対処法を考えると共に、出来れば自分か手の空いている人に協力してもらい、似たような事態が起こったことはないかを調べましょう。そのせいで多少初動が遅れても構いません。もしも会社の歴史の中で一度でも同じような事態が起こっていれば、当時の対処法や経緯が見つかるはずです

事前にそういった情報があるかないかで、実際に取ることの出来る対応の幅は広がります。また、もしもそうした前例がない場合は、これが初めてのケースなんだと心身を引き締めることも可能です。

どちらにせよ少々時間を掛けて調べて損をするものではありませんので、情報収集は出来うる限り行ないましょう。

まとめに

何か緊急の問題が起きた時は、焦っても構わないのでその場から動かず事態の把握に努めましょう。同時に出来るだけ似たような前例や対処法がないか社内の資料をあたり、その後で実際に行動しましょう。

集団の中でしっかりと現状を見据えているというだけで、仕事の出来る頼りがいのある男に見えるのです。

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