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上司にミスを問い詰められたときのベストな報告方法

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2012.10.19

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ミスは誰でも犯してしまうものです。減らすことはできても絶対になくなることのないある意味呪いのようなもの。

しかし誰でもミスをするからと言って、ではそれが簡単に見過ごされるかというとそういうわけにもいかないのがミスの難しいところです。

一つのささいなミスが仕事・人間関係に致命的なダメージを与える可能性をはらんでいる以上、ミスを軽視することはできない。

ゆえに上司は部下のミスを厳しく追及する。ミスが重なればなおさら追及する。それはどこの職場でも起こりうることです。

今回は、そんなときのための対処法をご紹介します。上司にミスを問い詰められたときのベストな対処方法とは?

「現在、過去、未来」の3点セット

たとえば、あなたが受け取った電話を上司に取次ぐときに、先方の名前を誤って上司に伝えてしまったとします。

上司「さっき君から取り次いだ電話、『菊池さん』じゃなくて『菊一さん』だったじゃないか」
部下「あ……申し訳ございません」
上司「君、この前も同じミスしたよね?」
部下「はい……」
上司「だいたい君はいつも……」

新入社員が電話対応のミスで叱責をくらっている様子をイメージしました。名前を誤って伝えられた上司は恥をかき、名前を誤って伝えてしまった部下は怒られています。

しかし、見出しに載せました「現在、過去、未来」のステップで、新人くんの信頼失墜を多少軽減することができ、ひいては問題解決のための道筋を示すことができるのです。

さて「現在、過去、未来」とは、ミスを問い詰められたとき意識したい事情説明の順番のことです。「現在→過去→未来」の順です。

現在:ミスが事実であることを説明
過去:ミスの原因を説明
未来:ミスの対策を説明

さきほどの事例をなぞると以下のようになります。

現在:名前を誤って伝えてしまった。
過去:名前の確認を怠った。
未来:次から復唱し確認してから電話を取り次ぐ。

改めて文章にまとめてみますと、

「誤った名前をお伝えしてしまい申し訳ございません(現在)。私が確認を怠ったせいでご迷惑をおかてしてしまいました(過去)。

同じミスをしないように、次からしっかり復唱し確認してから電話をおつなぎするようにいたします(未来)」

このように具体的な原因(過去)と対策(未来)を盛り込むことで、反省の意が伝わりやすくなります。(注:謝罪を忘れずに!)

そうすれば上司は「こいつは自分の意を汲みとってくれている」と理解し、「うむ。二度目はないからな」となりやすいのです。

しかも原因と対策を自ら考え口述するため、「二度目」を防ぐ意識がより高まります。結果的に問題解決につながるのもメリットです。

注意点は、「現在」「過去」「未来」は3つでワンセットだということです。一つでも省いたら省いた分だけ効果減です。

「現在、過去、未来」は今からでも使える便利なフォーマット。参考になりました方はぜひお試しください。

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