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メール処理に時間を掛けないための技術

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2013.04.01

「仕事における最も無駄な時間は?」その答えがメールの処理にある、とも言われています。今回は、メール処理を徹底的に効率化して、時間を短縮するポイントを押さえておきましょう。

強力なメールソフト・メールサービスを使う

強力なメールソフトやサービスを使いましょう!定番でオススメなのはGmailですが、それ以上に使えると判断した場合にはそちらでメール処理してもいいでしょう。とにかくあなたの環境に合うものがベストです。

フィルタリングをデフォルトにしない

フィルタリングを使いこなすことは、人生をコントロールする様なものと思ってください。それくらいフィルタは重要です。条件を見つけ出し必要なものとそうでないものを送信されてくる段階で分けましょう。

メールアドレスを使い分ける

そもそも迷惑なメールしかこないとわかっている場合には、普段とは違うメールアドレスを使うように心がけましょう。最近ではワンタイムのメールアドレスサービスもあります。

メール処理の時間を決めてしまう

最初からメール作業をする時間を区切り、それ以上は行わないということを断固決めてしまえば、時間がダラダラと延びることはありません。時間を区切るとなぜか処理する時間も速くなっていきます。

状況に対応したテンプレートを作っておく

これもゴールデンルールですが、テンプレの注意点は失礼なメールにならないようにすることです。あらゆる状況のコピペは確かに便利ですが、やりすぎに注意しましょう。

メールを削除しない

メールを削除する時間は無駄です。心情として、大切なメールを残して迷惑メールを全て消してしまいたいのはわかりますが、時間を吸い取られていきます。検索やラベルでメールを見つける習慣をつけましょう。

目的のメールがすぐわかるようにしておく

ラベルを使ったり、メールの検索術を極めることで、山のような膨大なメール群から目的のメールを見つけることが容易になります。検索のための細かい技術を完全にマスターしておきましょう。

キーボードショートカットで瞬間処理

Gmailにはキーボードショートカットが使えます。一度覚えてしまえばそれを使うのは簡単です。2秒の処理を1秒にしてください。「1秒も2秒もそんなに変わらないよ」という人は、蓄積された時間を見て驚くことと思います。

強弱をつけたメールで普段の失礼を緩和できる

定期的にメールする相手には、普段の失礼をあらかじめ断っておくというのも一つの方法です。休日やまとまった時間が取れるときに、時間をかけたメールを送ってメリハリをつけましょう。

本当に重要なメールは10分の1以下である

ほとんどの場合返事をするべきメールとしなくていいメールに分けられます。または「そのことは○○さんに聞いてください」と送るだけで良い場合もあります。あなたでなくてはならない内容かどうか、判断しましょう。

それは本当にメールでする必要がある話か?

そもそも電話した方が早いこともあります。もちろんメールなら相手が不在でも送信できます。好きなときに読めますしね。しかしメールなら10分以上かかるものが電話なら3分で済むことだって往々にしてあるのです。

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