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仕事のミスも激減!見直す際にわかりやすい、正しいメモの取り方

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2013.05.17

大事な会議でメモした内容が全く理解できない、書いてある日付が何の日付なのか分からない、メモのし忘れでミスを連発してしまった。そんな、メモに関する失敗談は誰もが持っていることではないでしょうか。そこで、仕事がはかどり、ミスを少なくする上手なメモの取り方を6つを紹介します。

1.文章ではなく、単語の羅列で書く>

メモは文章で書く必要はまったくありません。文章で書くと一文が長くなってしまい、上手くまとめられなかったりします。最悪の場合は重要な箇所を聞き逃してしまうかもしれません。そこで、メモは文章ではなく単語で書くようにしましょう。

例えば「5月20日に次回の会議用に資料を用意する」というメモを残したいのなら、「5月20日」「会議」「資料」「用意」などです。同じ行にこれらの単語が散らばっていれば記憶を呼び覚ますことが出来るはずです。

2.難しい言葉を優しく、難しい漢字はカタカナで書く

書くのに時間がかかるような難しい言葉は、優しい言葉に置き換えたり、難しい漢字や画数の多い感じはカタカナで書くようにすれば、スピーディーにメモが取れます。

案外、優しい言葉に置き換えたり感じをカタカナで書いていてもメモの内容は把握できる物です。「あの字なんだっけ?」などと考えている間に会議や打ち合わせはどんどん進んでいくので、ササッと書けるような工夫をしておきましょう。

3.メモはいつでもサッと取り出せるようにしておく

メモは、いつでもサッと取り出せるように携帯しておきましょう。小さなメモ帳を胸ポケットに忍ばせておいたり、スマホでもメモが取れるようにアプリを揃えておくと、いざという時に便利です。

いつでもメモを取り出せるようにしておけば、メモを取る回数も多くなるので、自然とメモを取るコツがつかめるようになります。

4.3色ボールペンを上手く使う

メモを取る時に3色ボールペンは非常に使えます。例えば、黒は普通のメモに使って、資料を作成したり、調べたりする必要がある場合は赤でやることを書く、青は会議やセミナーなどで自分が感じたことを書くと言った具合に色事にそれぞれ役割を持たせておけば、一目見るだけで「やること」「感じた事」を把握することができます。

5.5W1Hは超基本

「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どのように」の5W1Hはメモを取る上では基本中の基本です。これらだけを追いかけてメモを取るだけでも、充分会議やセミナーなどの内容を思い出せるメモができあがります。特に重要なことを決める場合などの会議では、5W1Hでメモをするのがいいでしょう。

6.固有名詞と数字は忘れやすいので注意する

人名や地名、品名などの「固有名詞」と日付、時間、金額などの「数字」は特に忘れやすいので、真っ先にメモを取りましょう。

「固有名詞」と「数字」を間違えてしまったら、仕事上でトラブルが起きてしまったり、取り返しのつかない自体にまで発展してしまうこともあります。「固有名詞」と「数字」は間違えず、正確に書くようにしましょう。

メモをきちんと取って仕事を上手く進めよう

メモは仕事をする上では基本中の基本といえるスキルです。誰もが当たり前にこなしているからこそ、忘れてしまいがちになったり、だれも効果的なメモの取り方を教えてくれなかったりします。

今回紹介した6つのメモを取る上でのポイントを押さえることで、仕事を円滑に進めることができるようになります。6つのメモ術を駆使して、失敗しないメモを取るようにしてください。

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