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それでは伝わらない!メールや報告書を書く時に気をつけたい4つの事

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2013.05.16

メールや報告書は自分個人の日記やTwitterのつぶやきのように、自分本位な文章を書いていたら、相手に正確に伝わらないものです。

きちんと伝わっていなくて、結果的にトラブルになったりしては一大事です。そこで、正確に伝わって読みやすいメールや報告書を書くために気をつけたい4つの事を紹介します。

1.タイトルを分かりやすくする

まず、タイトルが一番重要です。メールなら「件名」。資料なら「どういった内容が書かれているのか」が一目で分かるようにタイトルをつけるのがいいでしょう。

メールなら「次回会議について」と書くのでは無く、「○月○日の会議について」といつにやる会議なのかを分かるようにかくといいでしょう。

資料なら「A社新規プロジェクト○○における競合との比較」など一目で分かるようなタイトルにするように工夫をしましょう。た、メールなら「緊急」や「重要」などと件名の頭に書いておけばメールをチェックされる確率が高くなります。

2.文章は簡潔に

文章はなるべく簡潔に書くようにしましょう。気の利いた言い回しや比喩表現などは、一切いりません。メールや報告書はスピーチとは違います。事実を文章で簡潔に伝えるようにしましょう。

「何か味気ない」と思うかもしれませんが、業務メールや報告書に必要なのは不要な味付けではなく、必要な情報を正確に伝えることです。また、ダラダラと長文を書くのも相手に読む気を無くさせてしまったり、思わぬ誤解を招くという危険性もあります。

なるべく文章は短く簡潔に書くようにします。感覚としては、一文をTwitterやFacebookなどのSNSで書くような短い文章にまとめることです。専門用語や難しい言葉も使う必要はありません。誰にでも伝わるような文章を書くことを心がけましょう。

3.誤解を招くような表現をしない

誤解を招くような文章の表現方法はしないほうがいいでしょう。「〜れる」「〜られる」といった受け身の形は誤解を招きやすい表現になってしまいがちです。否定形で文章を書くのも内容を分かりづらくしてしまう危険性があります。

例えば「明日までには、その仕事を終えることができません」よりも「今週末にその仕事は終わります」の方が分かりやすい表現になります。

4.大事な所は強調して見やすいようにする

メールや報告書で大事な部分は強調するようにしましょう。文字を太くしたり、色を変えたりなどの一手間でグッと文章は“見やすく”なります。文章は読む物ですが、「見た目にわかりやすくする」ことで、より正確に伝わりやすくなります。

色などを使いづらいメールなどでは見出しをつけたり、強調したい部分を「」や“”を使うことで目立たせることができます。時間や場所、持ち物について書く場合は改行や余白をうまく使えば読みやすいメールにすることができます。

読みやすいメール、報告書でトラブルを防ごう

メールや報告書が分かりづらいと思わぬトラブルに繋がることがあります。なるべく、分かりやすく正確に伝わる内容の文章を書くことを心がけるようにしましょう。少しの工夫で、いままで伝わらなかった内容が正確に相手に伝わるようになります。

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