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書き方が悪ければ仕事が来ない?正しいメールの書き方を公開!

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2014.10.09

タイトルって重要

すでに仕事ができる人は良く分かっているでしょうが、特に仕事関係のメールをやり取りする場合には、タイトルの付け方が非常に重要なものとなります。それはなぜか。携帯電話などで中高生がメールをコミュニケーションツールとして使う場合とは異なり、ビジネスパーソンが一日に管理しなければならないメールは、本当に膨大だからです。

多くの場合、全てのメールを精読している時間はありません。仕事用のパソコンには、重要なメールに紛れて広告メールやスパムメールなども大量に紛れ込んでくるからです。自分にとって重要なメールかどうか、仕事に関係するメールであるかどうか、それを判断する大きなポイントの一つは、やはりタイトルです。

例えば、出社してから朝一番にメールチェックを行うとしますよね。サーバーにたまったメールの数があまりにも多いので、とりあえずタイトルを流し読みして、おかしなタイトルが付されたメールを発見すればそのままゴミ箱行きということも考えられます。タイトルを見て重要なメールだと判断できればすぐに処理しても、残りのメールはお昼休み以降……ということになれば、メールの送り主にとってもマイナスです。

おはようございますとか、こんにちはとか、あるいははじめまして、といったようなタイトルは論外です。相手に挨拶をするなとは言いませんが、こういうフレーズはメール本文の一行目に配置すべき。タイトルの中に盛り込むべき情報は、自分が何者であるのか(名前)用件(仕事の概要など)期日などです。

良いタイトルの例を示せば、以下のようになります。

『2月15日〆 ご依頼したお仕事の件 自分の名前』

特に急ぎの用件であれば、おしつけがましくならない程度に、仕事の期日は書いておくべきでしょう。

自分のことを正しく知ってもらう工夫

例えば書籍などのカバー折り返し部分をみると、必ずと言っていいほど著者の略歴が載せられています。これはいわば、本の著者が自分のことをよりよく知ってもらおうとする工夫です。では、特に文筆業を行わない一般的なビジネスパーソンにはこのような工夫がいらないのかと言えば、もちろんそんなことはありません。仕事のできるビジネスパーソンは皆、自分を知ってもらい、正しく仕事を引き受ける術を心得ています。

分かりやすい例として、就職活動の際に作成した「履歴書」を思い出してください。これはもちろん、就活生が企業に対し自分のことをよりよく知ってもらおうとする工夫です。よく、自分には仕事の適性や得意分野がないと嘆く人がいますが、実際にそんなことはありえません。必ず人には適性や得意分野があります。逆に言えば、意地になって自分の得意分野を探さなければ、現代社会を生き抜くことは難しいのであり、また「仕事ができるビジネスパーソン」とみなされている人たちは、それなりに苦労をしながら「自分の適性」を見つけてきた人なのです。

私の同僚に、社外交渉のために自分を知ってもらう工夫があるとし、自分の特徴や長所、短所、これまで取り組んできた仕事をいったんすべて思いつく限りノートに書き出していた人がいますが、これはとても良い方法ですから試してみてください。そして、もうひとつ意識すべきことは、自分のプロフィールは時間の経過とともに変わる場合も多いということ。また、交渉の相手によっては、公開する意味のないプロフィールもあるのです。例えば、これからプロジェクトを組んで一緒に仕事をしていこうという相手に対して、わざわざ「私の趣味はパチンコです」とカミングアウトする必要はないと思われます。その辺のさじ加減については、個人でうまく調整してください。

メールアドレスの注意点

最後に、ウソのような本当の話を一つ公開しておきましょう。
 
メールソフトの設定をどのように行うかにもよりますが、初対面の相手にメールを送る場合は特に、相手に自分の名前が表示されず、メールアドレスがそのまま見られますよね。メールアドレスが常識的なものであれば、全く問題ありません。しかしながら、メールアドレスに極端な下ネタや、他人に不快な思いをさせるような言葉を含ませていると、仕事がうまくいかなくなる恐れがあります。注意してください。

まさかこの場で本物を公表するわけにはいかないのですが、私はとある人から、とんでもない下ネタを含んだメールアドレスでメッセージを受け取ったことがあります。私は男ですから、ちょっと驚くくらいのことで済んだのです。しかし、このアドレスを女性が見たらどのように思うか、と不安になるようなものでした。自分が現在どのようなアドレスを使用しているか、男性は特に注意してください。

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