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ダラダラ会議と決別!誰でも実施できる効率会議運営法

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2013.10.20

「会議がいつもナアナアである」と嘆く中堅サラリーマンがとても多いという話を良く耳にします。若手社員を集めた会議では、発言をするのはいつも議長のあなただけ。他の若手社員は当たり障りの無い国会答弁のような発言をするのが精一杯で、クリエイティブな意見が出てくるのは月に1回もあれば良い方。

「そんな会議ならやらない方がいいじゃん」等と部下に陰口を叩かれてしまうようでは、管理職としては失格です。会議の進め方に悩む管理職の方は意外と多く、「ファシリテーション研修」等と呼ばれる会議の進め方を勉強するセミナーには、いつでも多くの参加者が集まってくるそうです。それだけ困っている人が多いという事の表れですね。

果たしてこれらのセミナーや研修を否定する訳ではありませんが、こういった研修にお金と時間をかけて参加してご自身のマインドをトレーニングしたり、発言誘導スキルを身に付けるのも大切な事だと思いますが、もっと簡単に有意義な会議を実施する方法があると筆者は考えています。

「所変われば品変わる」という格言がありますが、会議だって同じ事。見慣れた会社の、見慣れた会議室で、「見慣れたいつものメンバー」であくせく「無駄な会議」するのではなく、時には会社を離れてホテルのセミナールーム等を借り切って会議を行ってみるのも一つの方法だと考えます。

ただし、所を変えたり品を変えたりすると、やはりお金が必要になってしまうもの。何回も続けてという訳には行かず、効果も一過性のものになってしまいがちなので、そうそう使える方法とはいえません。

それではどうすれば良いか。そんな時は「時間」を変えてみてはどうでしょうか?それも早朝に。「早出残業代が…」等と野暮な事は口にしないで、ここは実を取るようにしてこのコラムを一読頂きたいと考える筆者ですが、これにはちゃんとした根拠があります。

欧米のエグゼプティブは好んで早朝の会議を実施するそうですが、日本では「就業時間中では時間がないから」という消去法的な理由で早朝会議を実施しているケースはあるものの、その有効性を理解して早朝会議を実施しているケースは残念ながらあまり見かけません。

始めのうちは、あなたの部下から文句の一つも出るかもしれませんが、彼らも時間の有効性に気付き、段々と「会議は朝に限る」といったような空気に変わってくるはずです。

会議は朝に限る理由① 頭がクリア!

朝は何と言っても頭がクリアになっています。一晩眠る事で脳の神経はリラックスした状態になっており、「再起動」したパソコンのようにメモリもフレッシュされて、アイデアなどを生み出すには非常にいい状態になっていると言えます。

会議は朝に限る理由② 制限時間がある!

そして早朝の会議は、始業時間との兼ね合いで「終わる時間が決まっている」から「長引かない」ものです。こういう事がわかっていると、人間の集中力は自然と高まるもの。夕方から始まる会議は「果たして何時に終わるんだろうか」とそちらに神経が行ってしまい「早く終わらないかなあ」という精神状態になってしまいがちですが、朝会議にはそれがありません。

会議は朝に限る理由③ メンバーが揃う!

必要な人員が必要な時間に揃うというのも朝の会議ならではです。「クレームが入った」「どうしても対応しないといけないトラブルが発生した」等といった理由で会議に参加できないメンバーが出てきたり、「車の渋滞で」「クライアントが遅れて来た」といった理由で会議に遅刻してくるメンバーがいますが、こういったタイムラグが会議のリズムを狂わせます。

会議は朝に限る理由④ 携帯が鳴らない

これも大きなメリットです。会議の最中には必ず誰かの携帯が鳴るもの。いくらバイブにしていても年中「ちょっとすいません」と退出する人間が続出しては、会議そのものにリズムが出てきません。

会議は朝に限る理由⑤ 議事がすぐ実行できる

朝会議のメリットで見逃しがちですが、この要素が朝会議の一番のメリットと言っても過言ではありません。夕方や午後の会議では「では、明日から早速実行に移して」となりがちな議決事項も、朝会議ならば、ワンクッション入ってしまう事なく、会議のテンションそのままに議決事項の実施に移る事ができます。ビジネスは「明日から」では遅いのです。

早速実施してみよう

始めは部下からの不平不満が出るかもしれませんが、これらのメリットがある旨を事前に説明し、最終的には各員の時間節約になる旨を説明すれば、皆も納得してくれるはずです。

週に1回程度ならば、空いている早朝の電車での通勤も良いもの。参加者には缶コーヒーの一つも振舞って、有効な会議を進めて頂きたいものです。

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