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期限のある仕事、あなたはいつまでにやる?ギリギリにならない管理術

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2013.11.24

期限のある仕事を貰ったら、期限ギリギリに提出しても勿論オッケーなのですが、他の仕事が入ったり、ハプニングがあったりする可能性もあるので、期限には余裕を見ておく方が無難です。その期限の管理方法を伝授します。

例えば月初に、月末までに提出しなさいという仕事を貰ったとします。30日間の猶予がある訳です。そんな時に、「月末に完成していればいい」と思っていると、思ったよりも仕事が捗らなかったり、他の突発的な仕事が入ったり、風邪を引いて寝込んだりと、何らかの理由で納期に間に合わなくなってしまう可能性があります。

そんな事がないように、納期には余裕を持っておかなくてはなりません。そして余裕を持っている状態の中で、きっちりと進んでいるかの管理も重要です。

期限を半分に設定する

具体的には、納期に対して仕事の期限を半分にするという事が効果的です。例えば納期が31日であれば、自分の中での仕事の期限を15日に設定して下さい。つまり、倍のスピードで仕事をするのです。

「そんな事が出来る訳無いでしょ?」と思われるかも知れませんが、そう思われた方は思考が止まっていますよね?「無理だよ」という結論に至るまでに、何回やるための思考をされたのでしょうか?1度もしていないから「無理」という即答になった訳です。

そして、実は納期が先の方にあると、仕事のスピードが落ちるのです。期限ギリギリの仕事を必死でやっている時の集中力を経験されている方は多いのでは無いでしょうか?それくらいの集中力を最初から発揮していたら、納期を気にしなくても良かったのにと思われた事もありますよね?

ですので、仕事をする上で、納期は半分にして倍のスピードでやってみる。そうすると、普段いかにのんびりと仕事をしていたかに気付く事になるでしょう。勿論、ちゃんとフルスピードで仕事をしている人も沢山いらっしゃるのも事実です。

進み具合を管理する

次に大切なのは、納期を半分にしたあとは、一日単位にスケジュールを落としこんで、毎日仕事の途中経過を管理しながら進めましょう。この時に遅延になっているからといって、31日までにすればいいんだからと甘えない事が肝心です。そういう考え方になると、上記したような出来事が起きて、結局31日にも間に合わなくなるでしょう。

何とか半分の納期で行う事にトライして下さい。そして納期よりも早い期日に提出して、提出先の納期にもゆとりを持たせて下さい。

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