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会議の司会になったらチャンス!出来る男に見られる進め方3つのコツ

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2014.02.18

会議で司会に任命されたときに、どぎまぎしていたら駄目です。これはチャンスだととらえてください。会議というのは、失敗がありません。絶対に進むもので終わるものです。どんなに司会が下手でも、失敗というのはないのです。

失敗がないのであれば、あとは成功しかない。それはチャンスです。成功の質をあげるコツさえ知っていれば、注目度は増し、社内でも評価が高くなります。進める方法というのは、あらかた決まっていて、守ればスムーズに会議というのは進むものです。今回は3つ紹介します。

1、事前準備をする

会議で話合うことを極力少なくする努力をしてください。それは事前にできることです。報告であれば、それを書面にして皆に配ればそれで済むはずですし、議事録もいちいち話合うのではなくて、上司にきいて書面に起こしておきます。

そして、その書面を事前に会議に出る人へ渡しておいて、会議の内容を提示しておきます。会議にきて、初めて考えるのでは質は向上しません。時間を与えて、自分がもっていくべき内容を吟味する時間があった方が、論理的にそして客観的に会議は進みます。

そして会議でいつも必要であったものを、できるだけ簡略化して、その日の特別な議題に主をおけるように考えます。会議が始まった段階で、参加者がなにが重要であるかを理解しているのであれば、無駄な時間は減り、濃縮したいい会議となります。

2、質疑応答が出なければ次回に

決定事項がある場合、質疑応答がなされると思います。もしもその段階で、挙手がなければ、その提案は再度考え直す必要があります。一度の提案で通ってしまうような案は、脆く、問題がおきたときに対応ができません。反対意見というのは、重要な未来予想になるのです。

そのことを理解しないで、誰も意見を言わない会議というのは危ないです。司会がやるべきことは、具体的な案に対して、どこに質問が集中するかを予測して、それを自らが発案することです。自分から動くことで、会議の場をいい方向に変化させることは可能です。

ただ反対を言うのではなく、その提案の弱点を補てんするのが目的です。もしもその補てんが今の段階で無理ならば、破棄ですし、補てんが可能で、それをしても余りある利益が狙えるのであれば採用です。それは、重要事項から雑務事項まで一緒です。

3、司会が流れをつくる

司会というのは、その会議の空気をつくることが可能で、流れも司会がつくることができます。ただ流れる時間に任せるのではなくて、うまく時間を調整してください。その議題に足して、会議室で考えることはさせないでください。

会議というのは、あくまでも発言の中であり、それを吟味するのは別の時間でやるべきです。多くのどうしようもない意見の中に紛れた光る発言を、救いあげるのは別の時間です。発言をし、反対をし、質問をする。人格を傷つけるのではなく、あくまでも会社をよくする気持ちから出る反対意見。

それを司会はつくることができます。自分から質問してもいいですし、考える時間を与えずに、質疑応答に入ってもいいでしょう。挙手がなければ、こちらから指名してしまい、理解が及ばないのであれば、何度でも説明をさせる。質というのは司会の気持ちひとつで大きく変化するということです。

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