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会議やミーティング、無意識の内に使っているムダな時間を減らそう

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2014.02.21

毎日のように行っている会議やミーティング、アポイントメント。どれもスケジュールの調整が面倒で、その割には時間が掛かっても良い意見が出ないということもありますよね。

ビジネスマンとしては、ムダな時間は出来るだけ省きたいものです。いつの間にか無意識の内に必要だと思い込んでしまっている会議やミーティングのムダを切り詰めて、他の仕事にもっと集中出来るようにしてみてはいかがでしょうか。

時間の使い方が上手になれば、どんどん一日の中でムダな時間は減っていきます。ムダが減ればその分クオリティの高い仕事やもっと別の仕事を行うことが出来るのです。

会議やミーティングに対する意識改革

何となく慣習的に、今までがそうだったからとムダに時間を費やしている会議やミーティングに心当たりはありませんか。毎朝行っている形骸化していて特に意味のない朝礼や、具体的な意見が一向に生まれない定例会議などはその最たるものにほかなりません。

心の中では何となくこの時間がムダだなぁと分かっているものの、その慣習を断ち切ることが出来ずにいる方はたくさんいらっしゃいます。そこで、まずは会議やミーティングというものに対する固定観念を打ち壊してしまいましょう。

会議やミーティングというのは、仕事を具体的に進めるために行うものです。何か具体的な意見を集めたり、メンバーの意見や意識を集約するために行うものなのです。ですので、何も建設的な意見が出ないことが分かっているような「会議をしたいからしているだけの会議」は全て断ってしまいましょう。

何か言われたりすることもあるでしょうが、人間関係の悪化を恐れて意味のない時間を使うのは非効率的です。ぐっと堪えて仕事のために必要な時間とは何かということを考えましょう。

その会議、本当にそんなに長い時間必要ですか?

会議やミーティングの予定を入れる時、特に何も考えずに一時間会議室を抑えたりしてはいませんか。実は、これが会議をムダに長引かせてしまう原因の一つなのです。

会議やミーティングを行う時は、どのくらいの時間であれば意見が全て出そうなのか、どのくらいの時間があれば意見のまとめが出来そうかを考えて適切な時間で予定を取りましょう。

本来ならば三十分で終わる会議に一時間を掛けても意味はありません。時間をひたすら掛けたからといって、突然建設的な意見が出てくることは殆どないのです。ですので、会議はその内容に合わせた予定時間を設定することも重要なのです。

会議には制限時間を儲けましょう

どんな会議であっても、段取りがきちんとしていなければどんどん時間が押してしまいます。そこで、会議を行う、もしくは会議を進行出来る立場にいるのであれば、積極的に時間管理を行ないましょう。

具体的には、会議やミーティングはしっかりと終わる時間を決めてしまうのです。なあなあで延長していては、「何時まで決めてしまう」といった意識が出て来づらくなり、結局意図していた時間よりも押してしまいます。

設定する時間管理は、会議全体を終わらせてしまう時間がまず一つ。そして、会議中の進行についても一々制限時間を設けましょう。

わざわざ「意見がある人は五分でお願いします」と言う必要はありませんが、どんなに会議が紛糾していても盛り上がっていても、ある程度自分の中で決めた制限時間に従って進行するようにするのです。

時間管理に慣れてくると一つの意見で少し時間が押しても、他の部分で調節して当初決めておいた会議の制限時間内に終わらせることが出来ます。

あらかじめ決めてある制限時間を守るように会議をコントロールすることによって、自分だけではなく他の会議の参加者も他の仕事に迷惑を掛けてしまうことを避けられますし、何より終わりの時間が決まっていた方が人間は集中出来るのです。無意味にだらだら会議を長引かせないように気をつけましょう。

結論が出ない時は潔く諦めて切り上げましょう

どんな会議であっても時間内に良い意見が出たり綺麗に意見が纏まったりするとは限りません。むしろ、内容が多少脱線してしまったり建設的な意見が一向に出てこないということも多々あります。

そこで、会議やミーティングが上手くいっていないなという時は、潔く会議を切り上げて解散してしまいましょう。一時間掛けて決まらなかったことをもう一時間延長して考えても決まるとは限らないのです。

それならばその場で次回の会議に持ち越すことを宣言した上で、各人のスケジュールを抑えて再度会議を行う方が効率が良いのです。

その場で考えていて思いつかなかったこと、結論が出なかったことでも、日を改めている間に何か良い意見が生まれるかもしれません。ただ額を付き合わせて唸っているよりは、他の時間に当てた方が効率は良いです。

一時間の会議を一度行うよりも、三十分で切り上げる短い会議を二度行う方がより濃密な意見交換を実現させられるのです。

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