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宝の持ち腐れに終わらない、賢い情報の活かし方

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2013.07.21

日々の生活において、インターネットの恩恵にあずかる場面は多いでしょう。ビジネスパーソンにとってはなおさらのこと、ネットの世界には成功のカギが満ちているといえます。

けれども、単純に興味が持てる情報だけを調べて何となく満足しているようでは、せっかくの環境を活かせず、宝の持ち腐れに終わってしまいます。

仕事を上手にこなす人とそうでない人の違いはどこにあるのか。情報のインプットとアウトプット、つまりは情報の集め方と発信し方という観点から、賢い仕事術について考えてみましょう。

1.情報を集めるってどういうこと?

いわゆるブロードバンド回線のインターネットが普及するに従い、情報を集めること自体はとても簡単になりました。けれども、紙媒体が情報を支配していたころに比べて、情報の総量が増えてしまったことも事実。これらをうまく取捨選択しなければ、仕事に追われるビジネスパーソンの頭はすぐにパンクしてしまうでしょう。

情報を集めるというのはつまり、自分が必要とする情報を、いつでも好きな時に取り出せるようにしておくことです。例えば、気になったウェブサイトのURLをブラウザのブックマークに登録しておけば、膨大な手書きのメモを作成しなくても、参照すべき情報が把握しやすくなります。

また、プレゼンの準備として、参照した情報をまとめてプリントアウトしたいと考える人がいるかもしれませんが、それでは紙がいくらあっても足りません。資料として配る際に最適といえる情報量を考えるべきです。

このような指摘に対し、プレゼンの資料が完成するまで、最終的な情報の取捨選択が難しいと反論する人も多いでしょう。その気持ちはもちろんよく分かります。これはいらないだろうと考えて破棄した情報が、後になってからやっぱり必要だったということになれば、二度手間になってしまいますよね。

苦労して集めた情報を簡単に破棄したくないなら、無料で利用できる大容量のオンラインストレージを活用しましょう。オンラインストレージとは、インターネット上に公開されている個人向けの保存領域です。

例えばグーグルドライブなら、一人当たり十ギガバイトもの空き容量が用意されているので、常識的な使い方をしている限り、収集したデータや作成した資料の保存に困ることはないでしょう。

パソコンのハードディスクにデータを保存するのとは違い、ネット上の空間にアップしたデータは、スマートフォンなどの携帯端末からも簡単に閲覧できるので、いつでもどこでも資料の作成やデータの整理ができるというメリットがあります。

気になったウェブサイトの情報を、とりあえずコピーしてネット上に保存しておく。これは大事なテクニックです。

2.集めた情報を、うまく他人に伝えるためには

せっかく情報を集めても、それを他人に伝えることがどうしても苦手だという人はたくさんいます。要するに、プレゼンが簡単に乗り越えられないという人たち。単なる口下手とはわけが違い、情報をビジネスに生かせないのは何とも歯がゆいばかりです。

プレゼンに対する苦手意識を克服しましょう。プレゼンを通して、Aという提案をするつもりであれば……

1 自分が最も主張したい結論(つまり提案A)を、冒頭で述べる。
2 次いで、現状の説明と、問題点の分析。
3 Aという提案を実践することによってどのようなメリットがあるのか、確認。

という具合に、三段階に分けた論理を展開することが基本になります。当然、プレゼンの参加者に配布する資料も1から3の内容を踏まえて作成すればいいわけです。一見すれば分かる通り、冒頭で述べた結論を最終的に繰り返す構造を取るので、自分の主張が聴衆の印象に残りやすいのですね。

細かいようですが、よりよいプレゼンのコツは以下の通りです。

■プレゼンを始める前に、全体の所要時間と、細かな時間配分を説明。
■プレゼンが終わった後、質疑応答の時間を設けること。
■配布する資料には、あまり情報を詰め込み過ぎないこと。資料に記載できなかったデータは別途に保存しておき、質疑応答の際などに活かす。
■難解な専門用語を使う際には、できるだけ身近な例に置き換えて説明を補足する。

プレゼンに対して苦手意識を持つ人は、必要以上に自分を追い込みすぎて、頭の中で勝手にピンチを創り出してしまいがち。凝り固まった考え方を少し改めるだけで、プレゼンを大きなチャンスに変えることができてしまうのです。

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