> 仕事 > 業務がすこぶる捗る、手帳と音声メモを使ったローテク仕事術!

業務がすこぶる捗る、手帳と音声メモを使ったローテク仕事術!

このエントリーをはてなブックマークに追加
2014.02.23

どんなビジネスマンでも、見聞きしたことや気をつけておきたいこと、思いついたアイディアを全て頭の中に記憶しておくのは到底不可能です。そのためどんな時でも持っておきたいのがアイディアやスケジュールを書き留めるための手帳とペン。

しかし手帳は便利なものの、落ち着いていないと書き込みにくいですし、下手に流し書きすると後から解読作業が必要になってしまうこともしばしばです。

なんだかんだで後で書き込めば良いやと放っておいて、いざオフィスに戻った時には書くべきことを忘れてしまったという経験を持つ方も多いのでは。あらゆる情報を取りこぼさないために、アナログ手帳とデジタル音声メモを使いこなしましょう。

ビジネスにおけるアナログの優位性

ビジネスマンにとって、手帳ないしそれに類するものを持ち歩くというのは、いつでも情報を書き込むことができ、いつでも参照することが出来るという意味で非常に重要なことです。

アナログな手帳やメモ帳をメインで使うのか、デジタルな電子手帳やスマートホンのメモ機能を使うのかで好みが分かれますが、オススメしたいのは断然アナログの手帳です。

デジタル機器というのは非常に便利で良いのですが、基本的に充電が必要なため肝心な時に充電が切れていて使えないという事態に陥ってしまう危険性があるからです。

特にスマートホンでメモを取っているという方は電源が落ちると中身を見られないどころか電話すら受けることが出来なくなってしまいます。

そうならないために充電器やバッテリーを持ち歩くという対策もあるにはありますが、荷物が増えるので余りスマートではありません。

その点手帳ならただの紙ですので充電など一切なくてもいつでも見ることが出来ますし、小さめのものなら軽いためスーツのポケットにいつでも入れておけます。

更に言えば、電子機器では再現出来ないのが手帳のランダムアクセス性です。適当にこの辺に書き込んだはずと目的のページを開く、ぱらぱらとページをめくる、といった行為のことです。

データをはっきりと区分けしているデジタル機器では、そのように適当に情報を探す、手の感触で情報を探すということが不得手ですので、アナログの方が咄嗟にメモを残すこと、咄嗟に情報を参照する点において優れているのです。

アナログ手帳ではスピードに対応出来ない!?

そんな紙とペンで成り立つアナログのメリットが役に立たない場面というものが存在します。一つは、メモを取っている暇がない時です。

文字を書くという動作は結構時間の掛かるものなので、速記法などを会得していない限りは会話中などの使用に向いていません。ひたすらメモ帳に書き込みながら会話をするのは失礼に当たりますし、何より会話のスピードに書くという動作が追いつかないからです。

アナログな手帳は「ながら動作」に向いていない!?

もう一つ大きな弱点があるとすれば、それは移動しながら、または不安定な態勢ではメモを取るのが非常に難しいということです。見るだけで良いのであれば歩きながらでも出来ます。

しかし、歩きながらビジネスバックを抱えてメモ帳を開き、内容を正確に書き込むという「ながら動作」にはアナログな手帳は向いていないのです。

理由は二つあり、一つは文字を書くという動作が本来身を落ち着けた状態で行うことを想定されているからです。遥か昔の武士達でも、歩きながら墨を満たした硯と下敷き、紙と筆を抱えて文字を書くという人はいなかったでしょう。

もう一つの理由は、そもそも持ち歩くサイズの手帳は書き込むための面積が狭く、非常に書き込みにくいということです。大きなサイズの手帳ならば良いかと言うと、今度は逆にスーツのポケットなどに入らなくなるため、持ち歩きに不便になってしまいます。

文字を書くというのは、立ち止まって落ち着いた状態で行う必要があることなのです。

音声メモを併用しよう

基本的には手帳が優れている訳ですが、それでも上記の通り苦手なシチュエーションというのが存在します。そういう時にこそデジタル機器の力を借りましょう。

使用するのは、ICレコーダーやスマートホンの録音機能です。出来ればICレコーダータイプのものがオススメです。こうした録音機器は、取り敢えずその場の音声を全て記録することが出来るため、矢継ぎ早の会話中や、立ち止まる暇が無い時などに使いやすいのです。

相手の声や会議の内容を録音しておき、後で手帳に必要な部分のみを転記する。ふと思いついたことを歩きながら呟いて録音し、落ち着いたらその内容を手帳に書き写すといった使用法を取ることが出来ます。

録音用にマイクのついたレコーダーであればワンタッチで録音を開始することが出来ますし、サイズが小さく機能も少ない分充電もかなり持つのでオススメです。

アナログとデジタル、どちらにも良い部分というものがありますので、上手に使い分けて情報の整理に役立てましょう。

スポンサードリンク
スポンサードリンク
このエントリーをはてなブックマークに追加