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覚えておきたいビジネス用語―グループウェア

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2014.07.10

今や仕事においてなくてはならない存在になりつつあるグループウェア。相手の行動や全体の予定をグループで共有することのできるソフトウェアツールです。

そのスケジュールは日々更新され、新しい情報もリアルタイムで共有がされます。それは、従来ではホワイトボードや掲示板を使って実現していたことを、パソコン上でリアルタイムで見える化を行うということです。その特徴、活用方法を追って見ていきましょう。

まず、グループウェアは情報の共有を限られたメンバー内で行うことを目的としたソフトです。大手メーカーからフリーソフトまで、今や市場は飽和していると言っていいくらい、沢山のグループウェアがありますが、共通する主な機能としては掲示板とスケジュールでしょう。

例えば営業担当者のスケジュールは見えにくいものがあります。ほとんどが自分の手書きの手帳に書いて、後は「外回りしてきます」の一言で終わり。今社内にいるのかどうかすら分かりません。

他にも出張の多い上司のスケジュールは気になるところです。何故なら承認印を押してもらわなければ相手に提出できない書類(見積書・発注書など)というのは確実にあるからです。そういったものに限って、提出期限が迫っていたりするものです。

これらは全て、スケジュール機能で解決できます。手帳と同じ感覚で時間と行先を指定すれば、それだけで同じグループの人たちで共有可能になります。

運用ルールを設ける必要はありますが、出張や客先訪問の予定が入ったとき入力する習慣をつければ、もういつ社内に居ていついないのかということに、悩まされることはありません。書類の押印も、スケジュールを確認してタイミングを見計らって行う事が可能です。

また、これは近年、スマートフォンと連携して自身のスケジュールを、出先から確認したり編集することができる機能を有するソフトも増えてきました。オプションによる追加が必要な場合が多いようですが、これだけスマートフォンの普及した世の中ですから、今後は必須となるでしょう。

また、掲示板機能を使えば、全社的に伝えなければいけない事、行事予定などの伝達もスムーズにできます。いちいちその度に朝礼などを開いて集めたり、あるいは全社員分のメールを送ったりするよりはるかに簡単です。

また、Webブラウザからすべての機能を利用できるようにしたグループウェアが主流になってきました。これは社内のネットワーク環境を整えた会社が増えているからでしょう。

大手グループウェアメーカーは、これからはよりセキュリティを高めていく事は勿論として、共有できる情報の種類の深化、端末に制限されない利用、クラウド(Sass)型への展開が期待されます。

クラウド型ならば、ハードウェア(サーバ)を持つ必要がなくなり、初期コストも抑えることができ、予算規模が合わないと敬遠しがちだったところや、ハードの管理が大変という事でさけていたところも、検討に上がってくるでしょう。

グループウェアによるハードウェアを持たず、全て提供型のサービスに切り替えて活用する時代はもう来ているという事でしょう。

情報は資産であるし、惜しむことなく共有することが最大の活用です。情報共有化社会、最大活用化時代の到来でしょう。その一端を担う縁の下の力持ちがグループウェアなのです。

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