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一週間の内、会社の外に出る日を纏めて効率をアップする考え方

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2014.02.20

平均的なビジネスマンの仕事というのは、営業のために外に出たり客先へ出向いたり、会議を持ったり社内で書類仕事をしたり、企画をしたり製作をしたりと色々なものがありますよね。

いっぱしのビジネスマンであれば、ただ上司から指示を受けるだけではなく自分で自分の仕事のスケジューリングを行わなくてはなりません。そんな貴方の時間管理法は効率の良いものになっていると断言出来ますか?

もしも今、取り敢えず空いているスケジュールのところにどんどん仕事を放り込んでいっている、という時間管理を行っているのであれば、今すぐその方法を変えましょう。

仕事の出来るビジネスマン、優れたビジネスマンは自身の時間管理もきちんと考えて行っています。今回はその方法を一つご紹介いたします。

自分が行う仕事を種類ごとに分けてみよう

まず最初に行うのは、自分が現在行っている仕事、これから先行うことが分かっている仕事をどんどん分類してしまうことです。社内でやる仕事なのか社外でしか出来ない仕事なのか。書類仕事なのか考えたり言葉を口に出したりすることが必要な仕事なのかなどです。

今自分がやっている仕事の種類や仕事を行う場所によってざっと一覧を作りましょう。毎日の仕事の中で何となくやっていることをリスト化してみると、客観的に自分の仕事がどんなものなのかを知ることが出来ます。

今のスケジュールを分析してみよう

自分が行っている仕事の分類分けをし、リスト化出来たのであれば次は今現在これまでやっていた自分のスケジュールを一度確認してみましょう。

出来れば小さなサイズの手帳やスマートホンのカレンダーに纏めたものではなく、パソコンの大きな画面やノートなどに分かりやすく一週間のスケジュールを起こしてみるのです。書き込む時は出来るだけ詳しく、そして細かくどの時間にどんな仕事をしているのか思い返しながら書き起こしましょう。

大きな画面で見てみると、今現在自分がどのように仕事をしているのかをひと目で理解することが出来ます。この時に見るのが、一日の仕事、一週間の仕事の中でムダな部分やもっと効率良く出来る部分はないのかということなのです。

仕事の種類やその仕事に掛けている時間を理解しないで新しいスケジューリングを身につけようとしても、ムダを削るのは非常に難しいことなのです。

スケジュールを分かりやすく書き起こしたら、書き込んである仕事と仕事の間に注目しましょう。仕事と仕事の間の時間が大きく開いている部分はありませんか? そうした空白部分というのは、休憩や昼食の時間を除けば殆どが次の仕事の準備だったり外出先までの移動時間になっている筈です。

もしもこの移動時間や準備の時間が長引いているのであれば、まずはそこをどうにかして減らしましょう。

会社の外に出る日を纏めてしまう

社外に出て仕事をしなければいけない時、移動時間というのは出来れば少なければ少ない程ムダがありませんよね。そこで、社外に出る必要のある仕事を取り敢えず一日に纏めてみましょう。

使うのは先程書き起こした大きな自分のスケジュール表です。社外に出る仕事の時、目的地が近くにあったり同じ方向にあれば、いちいち会社に戻る手間を省いてそのまま次の目的へと行くことが出来ます。

社内での仕事と社外での仕事を同時進行させることは中々出来ません。たとえ目的地が逆方向であっても、社外に出る仕事があるのであれば一日に纏めてしまった方が良いのです。

社内で仕事をして社外にでかけ、移動時間を使って目的地で仕事をし、移動時間を使って社内に戻ってきてまた仕事をし、そして社外に……と言葉にすると、非常にムダな気がしてきませんか?

移動時間を使い毎回会社に戻って準備しなおすのではなく、朝一番にその日必要な準備を終えてしまい、一度社外に出たら全ての仕事をそのまま終わらせてしまうつもりでいると面倒がないのです。

一週間の中で、会社の外に出る曜日を決める

社外に出る必要のある仕事は、出来れば一日に纏めた方が良いと伝えました。しかしそんなことを言ってもそう上手く予定を纏められる訳がないじゃないかという方もいらっしゃいますよね。

そんな方にオススメしたいのが、社外に出る曜日を決めてしまうことなのです。例えば毎週水曜日は社内で出来る仕事ではなくとにかく社外で出来る仕事をする日、と決めてしまいましょう。

何となく場当たり的に空いている部分に予定を詰め込んでいてはいつまで経ってもスケジュールは管理出来ません。この曜日はこの種類の仕事、と決めてしまっていれば、相手にスケジュールの都合をしてもらったりという選択も出来るのです。

また、社外に出る日を決めているとアポイントメントなどを定期的に取りやすくなります。いつ来るか分からないビジネスマンよりも毎週水曜ならば来れるという人の方が都合が付けやすいのです。曜日を決めていればダブルブッキングも防げます。

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