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フラットファイルをカスタマイズして手帳のように使おう!

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2012.12.18

たいていのオフィスにはフラットファイルがあると思います。フラットファイルは紙製のファイリングツールです。単価が安いので、書類を大量に扱う職場ではたくさん使用していると思います。

製品の性質としては紙製ですので当然耐久性はあまり期待できません。消耗品と割りきって使われる事が多いようです。今回はこのフラットファイルに少し手を加えてちょっと便利に使ってみようという記事です。

1 フラットファイルの用途

(写真1)
基本的には完結文書を綴ってゆくのに使います。フラットの名の通り書類をかさばらずに収めることができますし、あとからの参照にも便利です。

ただし順に綴ってゆくため、頻繁な書類の着脱には向きません。基本的には綴ったら綴りっぱなしに使ってゆく用途に向いています。共有簿冊としてよりも個人資料の収集に活躍する事が多いでしょう。

2 会議にもってゆく

資料を収集してそれを繰り返し参照するのに向いているフラットファイル。会議やミーティング、研修等々などでも自作資料を参照できるといいなと思う場面は結構あるものです。

そんな時のために、ひとまとまりの資料をフラットファイルにまとめておいて、それを持参すると便利です。資料を紐解きながらそこに書き込みなどを同時に行い、情報を集約してゆきます。

手帳やノートを活用するのが一般的なところですし、ノートパソコンを持って行って直接記録してゆくという人も多いと思いますが、あえてフラットファイル方式を推奨するのは、TPOによっては使えないようなパソコンに依存するよりは、最初から偏見の少ないアナログ方式を選択しておいたほうが無難だという理由もあります。

3 カスタマイズして使いやすくしよう

ここからはカスタマイズのお話をしたいと思います。

フラットファイルはそのままだとただ書類を順に綴ってゆくだけの機能しかありません。しかしペンホルダーを設け、書類ポケットをつくることで、簡易手帳に早変わりです。その手順を簡単にご紹介します。

(1)表紙裏に書類の一時保管場所をつくる

クリアホルダー等、身近なものを使ってフラットファイルに簡易ポケットを作りましょう。手順は簡単です。
(写真2)
写真のような道具(カッター、両面テープ、カッティングマット、クリアホルダー)だけで出来ます。
(写真3)
このように表紙裏にクリアホルダーを重ねてみます。サイズが少し大きいですね。
(写真4)
余剰をカットします。
(写真5)
クリアホルダーの間にカッティングマットを挟み込み、クリアホルダーの表面のみを斜めにカットします。書類の出し入れをしやすくするためです。角度や切込みを入れる場所は書類が落ちない範囲のお好みで良いと思います。
(写真6)
こんな感じになります。
(写真7)
クリアホルダーの裏面の四辺に両面テープを貼り付け、写真のように固定すればポケットの出来上がりです。会議等で資料をもらった時など、ここに一時保管しておく用途に使えます。

この方法はクリアホルダーでなくとも良いです。例えば大判の封筒を同様に加工して貼り付けても良いと思います。あくまで消耗品としての規準で、できるだけコストを掛けずに簡単に加工することがポイントです。

(2)ペンホルダーを設ける

さて、今度はペンも一緒に携帯できるようにホルダーを作ってみましょう。これにもコストは掛けません。ただ切込みを入れるだけでできてしまいます。
(写真8)
写真のように、ファイル表紙の一部に切込みを入れます。これだけです。切込みを入れる場所は留め具が上に来る側の上部であることがポイントです。ペンを装着して表紙を閉じた時に、かさばらずにフラットに収まってくれます。
(写真9)
こんなふうに装着し、
(写真10)
閉じるとこのとおり。切り込みの幅は装着したいペンのサイズによって調整すれば良いと思います。

(3)インデックスシールを表紙裏に貼り付けておく

(写真11)
最後は写真のとおりです。書類にインデックスを付けるときに使う最もポピュラーなシールです。これをいつでも使えるように、ストックを表紙裏に貼り付けて置くのです。たったこれだけの工夫で検索用のインデックス漏れを防ぐことができます。

これを怠ると、時間が経てば立つほど閲覧性がわるくなってゆき、ついには綴ってあっても見なくなるということが起きてきて、せっかくの資料を役立たせることができなくなります。

このようなインデックスの他に、付箋などもつけておけばより便利になると思います。

以上、フラットファイルの簡単なカスタマイズ法でした。みなさんも是非試してみてください。かゆいところに手が届くようになると思いますよ。

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