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穴の数が決め手!?ファイリングの最適解を探る

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2012.12.17

高速ドキュメントスキャナの登場で書類のデジタル化が一般化してきてはいるけど、ビジネスの現場では紙メディアがまだまだ現役です。公的文書は法令保存年限が定められているし、権利関係や資料の収集も紙主体という場面はまだまだ多いですよね。

それにそもそも全てが電子化されて、紙が全くなくなるという状況は私達の生きている社会では当分来ないでしょう。そんなわけで今回は紙メディアの保存を考える記事です。

1 何穴のパンチャー使ってる?

だいたい紙資料をファイリングするときどこのオフィスでもパンチャーをつかっています。そしてそのほとんどが2穴だと思います。綴じ込むファイルの方でも圧倒的に2穴に対応したものが多いので、市場を支配するのが2穴というのもわかります。

しかし、実はファイリングの穴数というのには2穴以外にもいろいろな種類があります。簡単に挙げてみましょうか。

  • 3穴:欧米や特殊業務などに利用され、他の穴数と互換性なし。
  • 4穴:3穴同様あまり一般的ではないが、安定性が高い。2穴と互換する。
  • 6穴:システム手帳で使われる規格(A5とバイブルサイズ、ミニタイプで間隔が異なる)
  • 22穴:コンピューター出力書類で使われる規格
  • 20穴:A5サイズのルーズリーフ
  • 26穴:B5サイズのルーズリーフ
  • 30穴:A4サイズのルーズリーフ

ざっと上げただけでもこれほど多様です。分類方法を変えれば他にももっとありますが、今回は割愛します。

私達におなじみなのはシステム手帳を使ったことがある人には6穴、ルーズリーフなら26と30穴あたりでしょうか。

2 紙サイズの規格

さて、穴の前にその対象となる紙サイズのことにも触れておきましょうか。

現行日本における標準規格はA判が用いられ、一般的にはA4サイズが主流です。かつての主流はB5サイズでした。

これは国際的な標準化の影響で、平成の初期ごろに大々的に規格統一がなされたことによります。もちろんB判がなくなったわけでなく、場面によってはまだまだ見ることができますし、学生向けノートの大半はB5サイズです。

しかし、ビジネスの現場では圧倒的にA4です。公的機関ではこれを規定化して徹底していますし、企業でもそういう定義を用いているところがあるでしょう。規格についての詳述は避けますが、A4を基準に考えるのが基本だと覚えておいてください。

3 何穴がいいのか、4穴と30穴の提案

スタンダードは2穴だと言いました。それは変わりません。ですが私は4穴と30穴についてここではおすすめしたいと思っています。

というのも、2穴には汎用性の点で一日の長がありますが、繰り返しの閲覧や保存性という観点からみるとやや弱いということがあります。

誰でも穴が破れて乱丁の様相を呈したファイルや、枚数が少ないファイルで中身がだらんと下に傾いたものを見たことがおありと思います。2穴はそういう綴じ込んだ際の「姿勢維持」に難があります。

チューブファイルを利用していると特にそういうことが起きやすくなります。しかし、これは穴数が増えれば当然解消される問題です。

4 4穴のメリット・デメリット

4穴は通常の2穴と同間隔の穴が上下に一つずつ増える形になります。たった2つ穴が増えただけで保持能力は格段に上がります。

ただ4穴のデメリットは、それを綴じ込むべきバインダーの入手性に難があるということです。もちろん事務機器メーカーはそれを製造していますし、発注すればいくらでも入手はできます。

しかし、一般的な文具店ではおいてあるケースは少ないですし、ましてや、その普及率と認知度は日本社会ではあまり高いとはいえません。

しかも穿孔する(穴を空ける)ときに使うパンチャーも専用のものは入手性がいいとはいえません。実際は2穴パンチャーで応用的に4穴は空けられるのですが、そのひと手間は導入の敷居を高くしている要因と言えそうです。

5 30穴のメリット・デメリット

そこでおすすめしたいのがA4ルーズリーフでお馴染みの30穴です。これは普及率と認知度の点でも日本社会では相応の実績があります。

しかもパンチャーは一般的な文具店でも入手しやすいですし、種類も選べます。ノートリフィルとの併用も可能なので、拡張性も大いにあります。

それに、多穴タイプは通常バインダーがリング式になっていますので、見開いて閲覧するのに大変重宝します。書類の保持性も高く、破れて乱丁するリスクも殆どありません。

しかも、多穴タイプは2穴に比べて穿孔位置がより外側になるので、書類内容に干渉せずに穴が空けられるメリットもあります。

ただしチューブファイルのように幅8センチや10センチの大容量のようなものはないので、大量書類を簿冊化するのにはむいていません。参照性の点から少量・中程度分量の資料をファイリングするのにこれが向いているのではないかと思うのです。

もしあなたの環境で穴数を増やす可能性を模索できるなら、一度は検討してみてはいかがでしょうか。

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