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もう一度再確認を!ビジネスメールのマナーと基礎知識

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2012.12.29

現代のビジネスにおいて、メールスキルはなくてはならない必須の技術です。今さらですがメールコミュニケーションの基本的なマナーを、もう一度おさらいしてみましょう!

メールのメリット

メールの良い点は、パソコンやモバイルがあれば、迅速に伝えたい用件を相手に伝えることができる点です。言葉では言いにくいことも、文面ならば言い易い事もありますし、大勢の人に伝達しなければならない事項があった時も、同時に送信することができます。

メールのデメリット

反面、メールにはデメリットもあります。相手にパソコン環境や読むだけの準備が整っていなければ、まったく伝わらないということです。

そもそも読みたいと思わない場合はスルーされてしまうかもしれません。また限られた文章の中で物事を伝えるため、表現によっては誤解を招いてしまう可能性があります。

メールである必要性

現在は連絡や報告にメールを使うのが基本という会社も増えたと思います。しかし敢えてアナログにこだわっている会社もあるでしょう。

メールは効率化に強い力を発揮しますが、それで失われる点があるのなら、それ以外の手段も必要です。内容によっては直接話すほうが効果的であったり礼儀に適っていることもあると思います。

基本的な設定

送信者名に自分の名前を設定し、メールの最後に付ける署名を作成しておきましょう。名前と連絡先、会社名などをしっかり明記しておくのが基本です。

タイトルの決定

件名を書くときは簡潔にわかりやすいものを心がけましょう。内容のわかりにくいものや誤解の招きそうなタイトルは避けましょう。返信ボタンをクリックしたまんまのタイトルは適切な時であれば構いませんが、基本的には内容に応じて書くべきです。

内容について

宛先を書くときには敬称をつけ、「TO」「CC」「BCC」の意味を理解して使い分けましょう。ビジネスメールにはある程度の定型がありますが、必ずしもそこにこだわる必要はありません。

機械じみたメールは受け取っても嬉しくないものですから、マナーの範囲内で自分の言葉で伝えましょう。

ひとつのメールの内容は1用件

伝えたいことがたくさんあるときは、ついつい内容を詰め込んでしまいがちですが、あまり長文になる場合には別の件としてメールを分けましょう。その方が相手にとっても整理しやすくなります。

添付ファイルには気をつける

ファイル形式にはいろんな種類があり、どの形式で送ろうとしているのか確認しましょう。またファイルサイズが大きい場合はzipやlzh形式に圧縮して添付するのが一般的です。ウィルスチェックや、相手の環境を把握した上で送信しましょう。

とりあえず返信する

メールというのは相手側にとってはいつ読まれたかわかりにくいものです。そのため不安なまま待っている事が多々あります。

「あの件についてちゃんと伝わっているだろうか?」というわけです。ですから、できる限り即返信、時間がないなら「後日回答します」という内容のメールを送りましょう。

具体的に書こう

自分の名前、相手の名前、伝えたい内容、返事がすぐに欲しいかどうかなど、曖昧にならないように心がけるとさまざまなトラブルを事前に回避することができます。

また適度な空白、記号や罫線を使うことで読みやすさがアップします。重要度に応じた順序で書く、結論からまずは書くなど構成にも工夫が必要です。

その他の注意点

メールは一行あたり30~35文字程度が読みやすいと言われています。文字化けを回避するためにも半角文字や機種依存文字は使用しないようにしましょう。

基本的な部分ですが、誤字・脱字・表記ミスに注意して書きましょう。特にビジネスシーンにおいては、日付や金額の入力ミスは重大なトラブルに発展することもあります。送信する前に確認する習慣をつけておきましょう。

メールアドレスのミスや、サーバの状況によって届かないといったケースもゼロではありません。相手からの返信がないときは、再びメールする、別の方法で連絡を取ってみるなどの可能性も考えておきましょう。

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