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仕事の段取りは前の日の晩に行なうべし!迷う時間を無くす仕事の流儀

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2014.02.20

仕事をしていて、「もっと短時間でこの仕事を終わらせられたら」「もっと効率の良い、無駄を無くす方法は無いか」なんてふうに考えたことはありませんか?

今ある自分の現状に満足せず、少しでもビジネススキルを高めようとする姿勢は非常に素晴らしいものです。進歩しようとしない人は現状に甘んじてしまい、「まぁ良いか」で成長を止めてしまいます。

そうなると年収も上がりませんし昇進だって夢のまた夢です。自分の仕事から無駄をなくし、効率よく短時間で終わらせられるようになるということは、仕事に悩まされる時間が減るとともに、貴方の将来にも良い結果をもたらしてくれるのです。

そこで、少しでも今の仕事のやり方から無駄を無くしていきたいのであれば、今日から翌日の仕事の段取りは前の日の晩に行なうようにしてみてください。何故仕事の段取りを前日にしておくと良いのか、その理由をご説明させていただきます。

仕事の手を速めるのは難しい

効率よく仕事を終わらせられるようになるということは、出来るだけ短時間でこれまでと同じ仕事を終わらせる必要があるということです。

効率というのは時間短縮のためのコツですので、単純に時間というものに着目してみると仕事を効率化するには三つの方法しかないのです。

それは、仕事のやり方を根本的に変える、時間的な無駄を省く、仕事の手を速める、という三つです。

これらの方法は、効果の大きさ順に並んでいます。仕事のやり方を変える、つまりこれまでやっていた自分の仕事のやり方を大きく根本から変え、より効率のよい仕事のやり方を編み出すということです。

こんなものは当たり前ですがすぐに出来るようなものではありません。ちょっと考えただけで従来の仕事のやり方を凌駕するような仕事の方法を思いつくのであれば、恐らく貴方はまた違った人生を送っていたことでしょう。

それに、仕事のやり方を変えるというのは、新しいやり方に慣れるまでの時間が必要ということでもあります。長期的に見れば非常に効果は大きいですが、中々実現は出来ないのでこれは除外します。

次に仕事の手を速めるという方法に注目してみましょう。これは非常に単純です。今まで10分掛かっていた仕事を、とにかく気合で手を速く動かして8分で終わらせるように努力する。

一つ一つの仕事の短縮時間は大したことが無いかもしれませんが、それも一日という基準で見ると大きな時間短縮になるでしょう。ただし、手を速めるということはその分激しく動くということですので、疲れやすくなってしまいます。

加えて焦って仕事をするような状況になってしまいますので、どうしてもこれまでよりミスは増えてしまうでしょう。速めた速度に慣れるまで耐えることが出来れば時間効率は多少は良くなりますが、人間が一度に処理出来る仕事量などたかだかしれています。

労力の割には得るものが少ないという欠点があるので、これも除外すべきと考えます。

残った最後の一つが時間無駄を省くという方法です。今回のお話は、この時間のロスを無くすということを基準にして考えています。

どんなに気を付けて仕事をしていても、人間は無意識のうちに仕事中に無駄な時間というものを使っているものです。それは同僚から話しかけられることかもしれませんし、いつもよりトイレが近いことかもしれません、何となく集中出来なくて手が止まっているのかもしれません。

とにかく、一日の仕事というのは実は意外と無駄な時間が挟まっているものなのです。そんな時間の無駄の中でも、最も簡単に何とかすることが出来るものが一つあります。

お腹が痛いのや何となく気分が乗らないというのは如何ともしがたくても、「次は何をしようか」「次は何をするべきか」などの思考、仕事を迷う時間は無くすことが出来るのです。

前の日の晩に仕事の段取りを行なうということ

朝起きて準備をし、職場に出社してそれからコーヒーをすすりながら一日の予定を立てるというのは、良く考えてみると非常に非効率的だと思いませんか? 夜退社してから朝にかけての間に来るメールというのはたかが知れています。余程緊急の要件ならば電話が来るでしょう。

つまり、大抵の場合始業までの時間や始業後の時間を、無駄に計画立てに使ってしまっているのです。

それならば、前の日自宅でくつろぎながら次の日の仕事に必要なものをきっちりと用意し、朝出社してからどんな流れで仕事をしていくのか、フローチャートを作ってしまえば良いのです。

頭の中で計画図を組み立てるのでも、何かメモ帳などを使って時間割を作るのでも構いません。そうしておくと、次の日出社してすぐ仕事に取り掛かることができますよね。また、一日の計画を事前に立てているなら予定変更がない限りは何をしようか迷う時間を一切使うことなく仕事を進めることが出来ます。

準備をし、無駄を省くことで、全体的な一日の作業スピードは効率化出来るのです。

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