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総務課長と飲む前に知っておきたいコンプライアンスの基礎知識とは?

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2014.03.04

コンプライアンスという言葉を最近良く耳にしますが、あまり日常の会社生活の中では、意識する事が少ないですよね。

法令遵守という意味のこの言葉ですが、言葉の意味は良く知ってはいても内容についてはなかなか説明を受ける時間も機会もなく、「まあ何となく、法律を守っておかないとダメってことなんでしょう?」位に済ませてしまってはいないでしょうか

でも、気をつけて頂きたい。懲戒解雇や損害賠償、訴訟の対象にもなり得るコンプライアンス違反に該当する事案は、オフィスで見かける日常の中にたくさん秘められているのです。

「知らなかった」「無意識だった」「悪気はなかった」では済まされなくなってきているコンプライアンスについて、加害者にならない為にも、事例を通じて多くの事を学んでおこうではありませんか。

パソコン、持ち帰ってませんよね?

仕事熱心をPRするつもりではないのでしょうが、「ヨシ!土日に自宅で書類を書いてしまおう」とばかりに会社のノートパソコンを持って帰ってしまったりする事はないでしょうか?

会社のパソコンは、いくらあなたのIDでwindowsを立ち上げるように設定がしてあっても、会社の公用物であることには変わりがありません。

顧客情報や企業機密事項などがデータとしてパソコン内に入っている事は往々にしてありますから、これらの管理すべきデータをセキュリティの甘い自宅のネットワークに繋ぐことは好ましい事ではありません。

情報がネットワークを通じて流失してしまう事故が後を絶たないのは言うに及ばず、書類作成中にちょっと目を離した隙に奥さんが機密データを見ていたとか、子供がパソコンをイタズラしてデータが削除されてしまったとか、思いがけない事が起こるのが社外の環境でありますから、ノートパソコンなどは決して持ち帰らない様にするのがコンプライアンス上は重要な事になります。

メールにも潜むコンプラ違反の危険因子

メールはビジネスにはなくてはならないコミュニケーションツールですが、社内を飛び出して外部に情報を伝達させるツールであることには変わりがありません。

BCCにすべき身元がわかってしまうようなメールアドレスを間違えてCCに入れてしまったばかりに、大変な事になってしまった事例もありますから、アドレスの管理一つとっても、「忙しいから」「疲れていたから」などといった言い訳は通用しないのがコンプライアンスの世界です。

添付ファイルの添付ミスから訴訟に発展してしまうことも起こり得ますから、あらゆる事に危険が潜んでいると考えて業務をこなして行くことが重要だと言えます。

機密事項漏洩は日常茶飯事

携帯電話の普及でどこでも業務連絡が取れるようになったのは便利な限りではありますが、ここにも沢山のコンプラ違反の因子が潜んでいますから、注意をして行動をするようにしたいものです。

騒音のひどい場所で部下に火急の指示を出している時に、「○○会社は今ヤバイらしいから、全額前払いに条件設定をしておけ」と大声で話していたのを、壁のすぐ裏にある喫茶店にいた○○会社の役員に聞かれていたという事例もありますし、取引先にとっては一大事の機密情報を、何気なしに道路を歩きながら携帯で話していたら、全部ライバル会社の社員に聞かれていたという事例もあります。

携帯は便利なツールではありますが、業務中はあなたの人生を狂わすかもしれない道具にもなり得るのです。

年末のカレンダーにもコンプラ違反?

「こんなこともあるのか?」と頭を抱えてしまうようなコンプラ事案もあります。

何とか取引上の便宜を図ってもらいたいと考えていた会社が、なかなか賄賂を受け取ろうとしない相手に対して、年末の挨拶カレンダーの隙間にお金を忍ばせて渡そうとして、このカレンダーを善意で受け取った会社の役員があらぬ嫌疑をかけられたという事案です。

「そんな所まで注意をしていたら仕事にならない!」と叫びたくなってしまうかもしれませんが、これは極端な事例だとしても、簡単な礼物だけでも受け取るとあらぬ嫌疑をかけられるのがコンプライアンスというものです。

セクハラも失脚に利用される

セクハラといえば男性が加害者になるものと思いがちですが、コンプライアンス社会を生き抜いて行くためにはその認識では不十分と言わざるを得ません。

海外では個室を与えられる会社幹部も多いのですが、彼らはもしも女性社員と二人きりになりそうだと思ったら、必ず部屋のドアを開けるようにして業務のやり取りをするようにすると言います。

これは二人きりのシチュエーションでセクハラの逆嫌疑をかけられる事を防止する為の措置なのですが、まさにコンプラ意識ここに極まれりと言った感じになります。

窮屈で仕方がありませんが、これが現代コンプラ社会の現状ですから、間違っても嫌疑をかけられないような仕事の進め方を身につけて頂きたいと思います。

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