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【小人数で導入する無料グループウェア】SNS感覚で使える!

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2014.02.22

今や、スマートフォンなどからスケジュール管理している方のほうが多いのではないでしょうか。

ですが、会社や個人、スキルアップのために通っているスクール、参加しているサークルなど、各種の”顔”を持っている現代人としては、全てのスケジュールが自分ひとりのスケジュール帳の中で完結するはずもありません。

筆者も、社内でチームを回す際に、いくつかの無料グループウェアを使ってみましたが、最終的に落ち着いたのは「TEAM GEAR」でした。

それぞれが個人で登録、参加するのですが、チーム長がチームを作り、そこにメンバーを参加させるという方法でスタートします。ここまではどのものも遜色ありませんが、ここからが違っているのです。

あくまでも個々で参加するものですから、どうしてもはずせない個人的な用事(例えば通院日など)も、通知したくないグループには「予定あり」と要件を伏せたままで知らせることができます。

仕事の場面ではこうです。「あいにく、●●は席をはずしておりますが…。はい、そうですね。次にお伺いできそうなのは、●日の午後か、●日の午前中のようです」と、スケジュール確認してもらいながら、事務の人にも”代返”してもらえるのです。

そんなの、どのグループウェアでも同じだよ、という声が聞こえてきそうですが…。

個人的な用事も伏せて「予定あり」と表示

私が回していたグループは、パートさんを含め、女性が圧倒的に多かったのです。お休みをもらうときは、もちろん事前に相談はしてもらいました。

PTAなどの学校行事やご両親の通院日、町内会の役員任務を果たさなくてはならない日…ありとあらゆるパターンが存在しました。

個々でスケジュール管理するのは当然のこと、各個人の用事の内容を伏せながらも、「ああ、この人、この日のこの時間はダメなんだな」ということをチーム全体で把握することができたのです。

スケジュール登録をする際に、詳細を公開するグループを選択するとき、「●●チーム」などの会社関係を省き、「パーソナル」にすればいいのです。そうすれば、個人では自分の用事は詳細に書けるけれど、外部からは見えない環境を作れます。

逆にいえば、会社に詳細まで知らせてもOKの内容ならば、公開範囲を「●●チーム」とすればよいということです。この段階で、まず、個人の手帳とグループウェアを一つにまとめることができました。これには喜んでもらえましたね。

難色を示す人にも理解が得られる

Google Appsではgmailでの討論が途中で流れがわからなくなるし、Facebookは実名登録主義に難色を示す人がいたり…でしたが、TEAM GEARでは、その点も問題なくクリアできました。

すべての機能を直感的に使うことができたので、使い方を教えるのに手間がかかったなんてこともありませんでした。また、何かのソフトを各人のPCに入れることもありませんから、会社からセキュリティの問題でにらまれることもありません。

「ガラケー」でも使える

更に使い勝手がよかったのが、PC、スマホ、(いわゆる)ガラケーでも使えるということ。どんな環境からでもアクセスできるのには重宝しました。

出先で「いつなら取材に来られる?」と質問されて、ささっと答えられる・予定を入れられることはもちろん、他の人にそれが見えれば、ダブルブッキングされることがありません。それがもしも、家庭の事情であってもです。だって「予定あり」と出るんですから…。

SNSのように使える

さて、このTEAM GEARの面白いところは、完全無料なので「とりあえず登録しておいてよ」と声をかけやすいところです。参加しているサークルでも、「とりあえず…」と声をかけてグループ運用してしまえばいいのです。

教えなくてもいい用件は伏せながらも、空いているか・空いていないかだけは知らせることができますから、無理なスケジュールを組まれなくて済みます。

各グループ毎に掲示板もタスクも、全員にお知らせをするアナウンスも付いていますから、様々な話題の討論も、個々に行え、記録も残りますから、「あの用件はどこの話だったっけ」という混乱もありません。まるでSNSのようです。

グループ長の権限で、メンバーを変更できる

これも大事な機能の一つでした。会社を辞める人がでてくれば、グループから外してしまえばいいのです。

これで、社内の動きを、辞めた人にまで知らせることもなくなりますし、その人が個人的に入れていたスケジュールはそのまま保持できますから、「今までのスケジュール登録が無くなってしまった」という問題もなし。

私自身も、チームから人を外したことがありますし、私自身が会社を辞めたときには、有給消化に入った初日に、即外されておりました。(当たり前ですね)

なにより直感的に使える(説明に費やす時間がなくてよい・誰も使い方で迷わない)、どんな環境からも使える、無料であることから、非常に喜ばれたこの「TEAM GEAR」。

一つのIDで、様々な人とのコミュニケーションを保ちながら、スケジュール調整ができる優れものでした。もしも、個人的にであれ、何らかのスケジュール管理を刷新したいときには、一度「TEAM GEAR」をお試しあれ。なんといっても”スタンドアローン”であっても、使用できますから。

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