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社会人なら知らないとまずい!?社外お礼のビジネスメール3つの常識

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2014.02.26

社会人になって、まず初めに苦労することがあります。それは、社内、社外に関わらず、メールでの対応です。とくにお礼のメールとなると、どのように書いていいか迷い、インターネットで調べると例文はあるが、その量が膨大で、どれが正しいか頭を抱えます。

正直な話しをしますと、よっぽど偏屈な相手でなければビジネスメールというのは、常識さえしっかりとわかっていれば、問題がないということです。あれこれと、堅苦しい文章を学んだ方が、相手にいい印象を与えることができません。ビジネスメールの常識3つ、見ていきましょう。

まずは誠意

言葉は、メールになるとただの文字となります。そこから、相手の感情をあれこれと模索するのは馬鹿げたことのように感じますが、しかし人です。どうしても、そこからなにかしらの感情を読み取ろうとします。そうなった場合、あなたは自分の書いたメールにどう感じで欲しいですか。

お礼のメールであれば、もちろん「感謝の気持ち」を相手に伝えたいです。まずは、その気持ちをしっかりと持つことです。あれこれとテクニックを考える前に、相手にどう感じて欲しいかを考えてください。相手に怒られたくないから、などの不の感情は伝わってしまうものです。

では、具体的にはどうすれば、誠意が伝わるでしょうか。それはなにに対してお礼を言っているかを明確にすることです。「先日はありがとうございました」ではなく「先日は御社まで来ていただきありがとうございました」といった感じです。これだけでまったく違ったものになります。

オリジナリティーを

テンプレート的な文章は、嫌われはしませんが、プラスにはなりません。とくにお礼のメールの場合は、オリジナリティーが必要です。そこからさらなる関係の発展がのぞめることもなくはないので、そつなくこなすという気持ちはやめましょう。

では、差別化、つまり他のビジネスメールとの差はどのようにした生まれるのか。日本の社会というのは個性を嫌います。しかし無だと人間性がありません。そこで、ここで提案したいのは、しっかりと相手の名前を記載することです。「○○様。お世話になっています」これでは普通です。

では、どうしたらいいか「○○太郎様」はずはフルネームで、そして、他の文章では「太郎様」を使ってください。下の名前を使われることに相手はなれていないかもしれませんが、失礼になるということはありません。これがオリジナリティーです。

長さは控えめに

ビジネスメールは、あくまでもビジネスメールです。なので、誠意を伝えたい、オリジナリティーを出したいがあまり、長くなってしまってもいけません。まずは、簡潔であることを求めてください。できるだけ情報量は減らし、無駄な話はしない。

そして、お礼のメールであったら、最低ひとつ、最高でふたつ「ありがとうございました」にしましょう。まったくないのは、それは論外ですが、多すぎるのもこびへつらっているようで、いい感じはしません。ひとつ、しっかりとお礼を言いたいところで、それを明確に出してください。

そして、長くならないように、さっぱりとしたメールにしてください。これは例文に倣ってもいいかもしれません。どの例文も、お礼のメールは短く、簡素なものになっているはずです。そこにあなたの誠意を足し、オリジナリティーを出していってみてください。

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