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朝と昼に着目せよ!忙しい相手とアポイントメントを取るコツ

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2014.03.05

取引先へのアポイントメントというのは、いつ行えば良いのか頭を悩ませてしまう案件ですよね。自分の都合だけなく相手側の都合も考える必要があるため、スケジュールを合わせるだけで悪戦苦闘してしまうこともあります。

特にアポイントメントを取る相手が大きな会社だったり、役職者や出来るビジネスマンでいつも忙しい人だったりすると、その大変さは言うに及ばすです。そんな風にいつも忙しい人や役職のある人にもアポイントメントを取りやすい時間というのがあるのです。

朝と昼という時間を有効に使うことで、仕事を上手く成功させましょう。

アポイントメントは相手の都合に合わせない

アポイントメントを取る時のコツとして、全面的に相手の都合に合わせてはいけないということをあげておきます。日時の全てを相手任せにしてしまうと、相手の都合に合わせて自分のスケジューリングをしなければならなくなってしまいます。その結果他の仕事に影響が出てしまっては本末転倒なのです。

そこで、アポイントメント取る時間というのは自分の中である程度決めてしまいましょう。自分がアポイントメントを取りたい、取ることの出来る時間の中から相手に選んでもらうようにするのです。そしてその時間は朝と昼に絞りましょう。

昼過ぎや夕方、夜にアポイントメントを取ってはいけない

一般的に考えると、アポイントメントの時間というのは昼過ぎが一番良い時間なのではないかと考えていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。実は、昼過ぎ、夕方、夜というのは商談や会議を持つには非常に適していない時間帯なのです。その理由をご説明しましょう。

まず第一に、同じように考えている人が他にも沢山いるということです。どうしても昼過ぎや夕方、夜にアポイントメントが集中してしまうため、忙しい人のその時間帯を抑えるのは非常に困難です。

時間を抑えられたとしても自分の会社よりも大口のアポイントメントが入ってしまったり、他に緊急性のある業務が入ってしまったりすることもあり、確実に素早くアポイントメントを実現することが出来ないのです。

第二に、昼過ぎや夕方、夜というのは既に相手が疲れてきている時間帯だからです。昼過ぎというのは朝から仕事をして昼休憩の時に食事をし、食べたものが落ち着いてくる時間帯です。消化や満腹感の関係でどうしても眠気がやってきている相手と、効率の良い会議が持てるとは思えませんよね。

夕方や夜というのは終業時間間際だったり終業時間後だったりします。一日の仕事の終わり際というのは、相手としては他の仕事の方が気に掛かっている筈ですし、何より一日の仕事を終えかけていてとても疲れています。

疲れていると建設的な意見を交わしたり考え込んだりするのが困難になります。結果会議が長引いてしまい、時間が掛かる割には進展しないということがままあるのです。

昼過ぎや夕方、夜にアポイントメント取るのは避けた方が良いというのは、こうした理由からです。では、なぜ朝と昼にアポイントメントを取るのが良いのかについてご説明いたします。

朝は黄金の時間

朝というのは、誰しもが睡眠を取って疲れがとれている一日で最も元気な時間帯なのです。出来るビジネスマンや忙しい人というのは、この朝の時間をとても大切にしています。その会社の出社時刻になっていなくても、出来る人や偉い人は既に出社していることが多いのです。

脳も体も元気な状態ですので他の時間帯に会議を持つよりも効率よく短時間で結果を出すことが出来ますし、どんなに気難しい人でも疲れている時間帯にアポイントメントを取って会議をするよりは、まだ疲れていない朝に会議を行う法が機嫌も良いのです。

また、朝というのは同じようにアポイントメントを取ろうと考える人の数が少ないため、会議を持ちかけるようにすると案外すんなりとアポイントメントを取ることができるのです。

それに加えてアポイントメントを朝に取り付けていれば、自分自身の他の仕事を何とかやりくりして会議の時間を作る必要が無くなります。

短時間で効率的に、時には狙っていた社員よりも上の役職の方とお会い出来る場合もあり、非常にオススメな黄金の時間なのです。

昼はガードが緩い時間

昼にアポイントメントを取るというのは、ランチタイムにピンポイントにアポイントメントを持ちかけるということです。

昼食時というのは暗黙の了解で自分も相手も休む時間なので避けることが多いのですが、その心理を利用することで、他の人よりも先にアポイントメントを取ることが出来ます。

確かに昼食時くらい放っておいてくれという人もいらっしゃいますが、忙しい人というのは時間を無駄にするのを嫌います。

昼食をさっと済ませて仕事をしていたり、もしくは昼食を取りながらで良いのであれば話を聞こうという人は多いのです。二つの時間を利用して、忙しい人からでも優先的にアポイントメントを取りましょう。

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