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あなたは大丈夫?失敗しないアポの取り方を身につけよう!

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2013.03.22

人と会う仕事につくと必ずやらなければならない仕事があります。それがアポイント(約束)の取りつけです。

既存の取引先であれ、新規開拓のアポ取りであれ、会社名を名乗って電話をする以上は相手に失礼にならないような電話対応が求められます。ここではアポ取りに必要な準備や注意点について紹介していきたいと思います。

アポ取り前の最低準備

いきなり相手の名刺に書いてある連絡先に電話をかけるのは早計です。まずは最低限の準備として、相手先の名前、連絡先(所属部署にかけるべきなのか、携帯電話にかけるべきか確認しましょう)、こちらの訪問希望時間、メモ帳とスケジュール帳を用意してから先方に電話をかけましょう。

スムーズにアポを取れる流れを身につけよう

アポを取る時は基本的に電話でのやり取りになります。アポ取りに必要な4つの流れをおさえましょう。

①自分の会社名と名前をしっかり名乗る。先方にしてみればあなたに対するイメージが会社のイメージになります。元気よくしっかりと会社名と名前を名乗りましょう。

②アポを取りたい人の部署と名前をつげる。相手の携帯に直接アポを取る場合であれば別ですが、代表回線に電話をする時は部署名と名前をしっかり告げましょう。同じ苗字の人がいる場合もあるので、相手の下の名前もしっかりと覚えておきましょう。

③用件は手短に。相手は友達ではなく、ビジネス相手です。電話では相手が時間に余裕があるかどうかは分からないので、必要な用件のみ伝えましょう。

④電話を切る前に必要事項を再確認する。電話を切る前に日時や会う場所を再度確認すればお互いの間違いを防止することにつながります。

ありがちな失敗例】

先にあげた4つの流れを実践すれば大体のミスを防止できますが、アポ取りをする際にありがちな失敗として、同行者の伝え忘れや訪問先の聞き忘れなどがあります。電話を切る前に必要事項の確認を徹底しましょう。

アポを取ったら

アポをとったら必要な準備をしっかりと整えましょう。新規の取引に関する提案であれば資料つくりだけでなく、想定されるQ&Aも練っておく必要があります。

見積もりを提出するのであれば、その場で相手から契約がもらえるように、上長から値段の決裁権をもらっておきましょう。スムーズにアポを取った後は、スムーズに交渉を行うことによって、あなたのスキルは一段と上がるはずです。

普段から何気なくやっているアポ取りでも手を抜いて行うと連絡事項に漏れがでて、相手からの信頼を失う恐れもあります。しっかりとした対応を心がけていきましょう。

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