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ファイリングはA4に統一しよう!規格化の効用

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2012.12.17

あなたの環境で通常使う書類のサイズはどの大きさでしょうか。B判を使っているところも稀にみることがありますが、おそらくA判を主に使っているはずです。

今回はA判(主にA4)と規格統一の重要性及びそのファイリングについてお話してみたいと思います。

1 日本におけるA判化の歴史

A判規格は「日本工業規格(JIS)」国際的には「ISO216」で定められています。日本では平成の初め頃に国としてそれまで主流だったB判を全面的にA判化する動きがでてきて、現在はほぼ公式文書やビジネス文書はA4サイズに統一されています。

教育現場やノートのサイズにB判が若干残っていますが、文書はA4が基準となっています。国際的潮流に合わせる形での規格移行だったわけですね。

A判サイズは白銀比と称され美しい比率といわれます。またB5よりも1枚あたりに含めることが可能な情報量も増えますし、またファイリングや整理するのにも適したサイズと言われています。

2 ファイリングと収納のこと

A判化は国際的な状況にあわせて進められたものですから、これの是非を云々することにはあまり意味がありません。それより、統一することのメリット、異なるサイズの書類が混在していることのデメリットを考えてみましょう。

PCで書類を作るのにわざわざ異なるサイズで作ることはしません。だってバラバラだったら整理をしにくいし、情報量もまばらで大変効率が悪いですよね。

それに、ファイリングした時に、B5のバインダとA4のバインダが混ざっていたら収めるべき什器(棚)の高さにも無駄が生じます。

またA4書類にB5書類が混在していたら、インデックスを付けるにしても幅が異なるためにA4書類に埋没してしまい、検索性が損なわれてしまうでしょう。

事務仕事に疎い人の中にはそういうことを考慮せずにファイリングを行う場合もあるため、あとから資料を参照しようとしてもうまく探せないということも起きてきます。

ファイリングは検索性と参照性の良さが最大の眼目ですから、規格の統一の意味については誰もが知っておいたほうが良いものだと思います。

3 規格統一徹底の具体的なコツ

そうはいってもA4じゃないものが混ざってくる時はどうすればいいの?ということで、いくつか例を挙げて対処法を上げてみたいと思います。

?微妙にサイズの小さい書類を綴じたい?

これは簡単です。A4用紙にそのままスクラップのごとく貼り付けてしまえば良いのです。それでA4化が完了です。

?微妙にサイズが大きい書類を綴じたい?

これには二通り対処法があります。ひとつはA4サイズに切り抜いてしまう方法です。内容が切れてしまう場合は、切らずに折り込んでA4サイズに合わせます。

もうひとつはA4に収まるように縮小コピーしてしまう方法です。数量が多くて、折り込むのではかさばってしまう場合に使える方法です。ただその分紙を消費することになるので注意が必要ではあります。

ですが、コストパフォーマンスを言うなら、綴じる分量の多さとバインダーの数は比例するわけですから、ファイリングは効率的に最小化してゆくほうがトータルでのコストパフォーマンスが高まるのではないかというのが私の考えです。

?ハガキや封書を一緒に綴じたい?

裏表ともにあとからの参照が必要な場合はクリアポケット、もしくはクリアフォルダなどに入れてA4化して綴じ込みます。

オモテ面の内容だけを保持できればいいなら、小さな書類同様A4用紙にスクラップしてしまえば大丈夫です。

?穴を開けたくない、ノリで貼りたくないものを綴じたい?

何かの小冊子やパンフレットなどスクラップに向かない類のものは、そのまま穴を開けるということもできますが、クリアポケットを利用するといいでしょう。2穴バインダ、30穴バインダには適合する穴数のポケットやホルダー等のリフィルが多彩に揃っています。

はがき用、写真用、ディスク用、フリーポケット、上下二段になっているポケット式ホルダー、マチ付きのものなどがあって、やろうと思えばありとあらゆる物をA4化することができます。

いかがでしょうか。このA4統一の徹底は、散逸しがちなメモや資料を全て同一バインダに集積してゆく技術としても役立たせることができると思います。

情報や記録を一元化して整理しなければならない場面は多いと思います。紙と付き合い続けてゆく上でそのことに気をつけて業務に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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