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些細なストレスが軽減!カレンダーと連動式の整理術。

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2014.03.07

資料の整理は困りもの

「さあ仕事にとりかかるぞ!」そんなときにモチベーションを挫いてくれるのが雑然とした資料の山です。さっきまで燃え滾っていたやる気が、目当ての資料を見つけ出す頃にはすっかりしぼんでいる、なんてことになっては困ります。

そんなときに頼るのが整理術。今回紹介するのは、大雑把な人が、少しだけ整理状態をマシにする程度のお手軽なものです。もとから几帳面に整理している人には向かないかもしれません。

そろえるものは

そろえる物は百均で買えるようなものばかりです。無地のカレンダー、クリアファイル、ファイルボックスの三つです。ただし、クリアファイルとファイルボックスは四つくらい準備してくださいね。

下準備

まず、カレンダーを仕事の周期ごとに色分けします。迷ったら一週間ごとでも結構です。こういった色分けではなく、その日ごとに資料を整理したい、という几帳面な方には向かないですね。そういった方は回れ右してください。

そして、その周期の色に対応するようにクリアファイルとファイルボックスも色分けします。もとから色分けされているものを買ってもよいでしょうし、ビニールテープを貼って色分けするのもいいですね。

ひとつの仕事ごとにひとつのファイルを用意する、などということをしてしまうと、「ファイルの量が無駄に多くなって逆に分かりにくくなってしまった」ということになりかねませんからね。ある程度大きな区切りで分けた方がよいこともあるのです。

使ってみましょう

さあ、使い方は簡単です。持ち歩くのはクリアファイルだけ。そうして、その日の仕事で作成したり受け取ったりした資料を、色分けした周期ごとにそれぞれのファイルに入れておきましょう。それを家でもデスクでもいいです。持ち帰ったら対応するファイルボックスに詰め込んでおきます。

そうすれば普段持ち歩く分量が日に日に増えるということもありませんし、その日ごとに置く場所がばらけてしまってスペースが足りなくなる、なんていうことも減るはずです。一度まとめて置き場を準備してしまえば、あとは楽チンなのです。

あとは、取り出したいときに「この期間にやりとげないといけない仕事だからここに入れたはずだ」と、カレンダーと対応させて取り出してみてください。色で分かりやすくなっていますから、見つけやすくなります。

場合によっては、同じような色で対応させて付箋を使い分けてメモなどをすれば、手帳にかきこんだことの整理もしやすいかもしれませんね。シンプルな整理術なので、自分なりの工夫も加えやすいことと思います。

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